Organisaation henkilöstötoiminto sisältää kaikki henkilöstön rekrytoinnissa noudatettavat prosessit, tulevien työntekijöiden standardien asettamisen kirjanpitoon ja sovelluksen ja haastattelun määrittämiseen. Organisaatiot, joissa on useampi kuin yksi yksikkö, kuten vähittäiskauppaketjut, joissa on myymälöitä eri puolilla maata tai mediaorganisaatiot, joilla on toimituksellisia, hallinnollisia ja markkinointiosioita, voivat joko ottaa käyttöön keskitetyn henkilöstötoiminnon tai hajauttaa prosessin.
Keskitetty henkilöstötoiminto
Keskitetty henkilöstötoiminto viittaa kaikkien vastuiden keräämiseen henkilöstön rekrytoinnissa yhdeksi yksiköksi. Yksikkö, joka on osa organisaation henkilöstötoimintoa, on vastuussa uusien rekrytointien halutun koulutuksen ja ammatillisen taustan määrittämisestä, yhtenäisen prosessin asettamisesta avoimille työpaikoille, hakemusten hyväksymiseen ja haastatteluihin. Keskitetyssä henkilöstötoiminnossa yksikkö on yksin vastuussa koko prosessin valvonnasta ja uusien työntekijöiden rekrytoinnista.
Hajautettu henkilöstötoiminto
Hajautetussa henkilöstötoiminnossa kukin johtaja on ainoa henkilö, joka on vastuussa rekrytointipäätösten tekemisestä omassa osassaan. Esimerkiksi hajautetussa mediaorganisaatiossa toimituksellisen osaston rekrytointipäällikkö voi valita hakijan eri kriteerien perusteella ja noudattaa eri prosessia kuin markkinointiosaston rekrytointipäällikkö. Samoin saman hajautetun ketjun eri myymälöiden johtajille annetaan vapaus asettaa omia rekrytointistrategioitaan.
Keskittämisen edut
Yhtenäisen rekrytointiyksikön organisaation pyramidin yläreunassa on kyky asettaa yleisiä standardeja rekrytointiprosessille ja arvioida niiden toteuttamista. Se voi myös taata yhtäläiset mahdollisuudet mahdollisille työntekijöille, koska samat vaatimukset koskevat kaikkia, ja kaikkien hakijoiden on noudatettava samaa prosessia. Lisäksi keskusyksikkö voi tuottaa luotettavia tilastoja henkilöstöprosessista koko organisaatiossa, kuten prosessin kokonaiskustannukset ja rekrytointien kokonaismäärä.
Hajauttamisen edut
Organisaation hierarkiassa korkean yksikön rekrytointijohtajat eivät voi tietää yksityiskohtaisesti, mitä työntekijän on tehtävä tietyissä osissa tai myymälöissä. Jakson johtaja, jolla on ensikäden tietoa ympäristöstä, pystyy kuitenkin paremmin ymmärtämään, kuinka monta uutta rekrytointia hän tarvitsee, mitä hän vaatii alaisiltaan ja miten heidän taitojaan arvioidaan. Rekrytointi on myös nopeampi prosessi, kun jokainen osasto tai myymälä käsittelee omia hakijoita, eikä yhden yksikön kanssa, joka selviytyy koko organisaation rekrytointityöstä.