Ompeluyritykset ovat usein erikoistuneet yksilöllisten vaatteiden tai kodin sisustushankkeisiin. Jokaisessa hankkeessa on monenlaisia tekijöitä, jotka vaativat erityisiä lomakkeita tietojen säilyttämiseksi. Yritysten omistajat, jotka ylläpitävät asianmukaista paperityötä, ovat tehokkaampia, paremmin organisoituja ja vähemmän stressaavia.
Lomakkeiden merkitys
Lomakkeet mahdollistavat yritysten ompelun pitääkseen järjestäytyneen ja helposti saatavilla olevan tiedon. Koska projektit räätälöidään usein jokaiselle asiakkaalle, lomakkeet auttavat yrityksen omistajaa keräämään tarvittavat tiedot yhdessä paikassa ennen projektin aloittamista. Sopimukset, kuitit ja laskut auttavat myös suojelemaan sekä yrityksen omistajaa että asiakasta taloudellisten tai sopimusperusteisten erimielisyyksien sattuessa. Pienyritysten omistajien tulisi aina pitää asianmukaiset tiedot tuloverojen jättämisestä vuosittain.
Asiakastietojen lomakkeet
Luomalla asiakastietolomake ompeluasiakkaalle, yrityksen omistaja pystyy pitämään kirjaa jokaisesta asiakkaasta, joka sisältää yhteystiedot, liikesuhteen pituuden, liiketoiminnan historiaa ja muita tarvittavia tietoja. Asiakasinformaation avulla ompelija pystyy pitämään asiakkaan mittaukset, räätälöidyt mallit, kuviotiedot ja asiakkaan mieltymykset tiedostossa tulevaa käyttöä varten. Yhteystiedot ovat hyödyllisiä, kun tarjoamme erikoistarjouksia tiettyinä aikoina, kuten promia tai vuodenaikojen vaihtoa.
Liiketoiminnan historia asiakkaan kanssa auttaa yrityksen omistajaa esittämään projektikustannuksia. Liiketoiminnan historia antaa omistajalle mahdollisuuden tarkastella taaksepäin menneitä töitä nähdäkseen, kuinka paljon veloitettiin ja kuinka paljon aikaa hanke toteutui. Tämän ansiosta ompelija voi tehdä tarkat hintatarjoukset jokaiselle asiakkaalle. Tiedostoihin tallennetut asiakastietolomakkeet antavat yritysten omistajille mahdollisuuden nähdä asiakkaita laajasti tai yksilöllisesti.
Hankesopimus
Jokaisella asiakkaan hankkeella olisi oltava kirjallinen sopimus. Sen lisäksi, mitä hankekohtainen hanke sisältää, hankesopimuksen tulee olla erikoistunut ompeluliiketoimintaan. Olisi määriteltävä mittaukset, mallit, kangasvalinnat, arvioidut kustannukset ja hankkeen aikataulu. Esimerkiksi asiakas tulee pukeutumaan tyttärelleen. Hankesopimukseen sisältyy tyttären mittaukset, varusteiden aikataulu ja valmiin projektin toimitus, joka tarjoaa kangasta ja käsitteitä, jotka pitävät ylimääräisen kankaan ja käsitteet, arvioidut kustannukset ja mitä mallia käytetään. Kuvia voidaan ottaa ja lisätä sopimukseen. Ompeluhankkeen jokaisessa vaiheessa on jätettävä tilaa muutoksille tai muistiinpanoille. Sopimuksessa olisi määriteltävä, mitä tapahtuu, jos asiakas ei ole tyytyväinen hankkeeseen. Tämä suojaa sekä yrityksen omistaja että asiakas.
tulot
Joka kerta, kun raha vaihtuu, yrityksen omistajan on luotava kuitti sekä asiakkaalle että liiketoimintatietueille. Tulot ovat välttämättömiä yrityksen tulojen dokumentoimiseksi paikallis-, valtion- ja liittovaltion verotuksessa. Vastaanottokirjat mahdollistavat kopion kustakin kuitista, joka on kirjoitettu ja jotka ovat saatavilla toimistotarvikeliikkeissä. Erilaiset tietokoneohjelmat mahdollistavat räätälöitävien kuittien luomisen pienyrityksen omistajalle. Ompeluliiketoiminnan kuitin on sisällettävä noutopäivämäärä, vaatteiden kuvaus, oliko vaatetus mukautettu kappale tai muutos, asiakkaan nimi ja yhteystiedot, vastaanotetun tapahtuman tyyppi sekä sen henkilön allekirjoitus tai nimi, joka vastaanottaa raha. Vastaanotossa olevaan vastuuvapauslausekkeeseen voi sisältyä lausunto, joka antaa asiakkaalle tietyn määrän aikaa tuoda vaatteet takaisin uusiin muutoksiin veloituksetta, kuten esimerkiksi mukautetun hääpuvun tai muodollisen kulumisen tapauksessa. Vastaanottoperiaatteet kuittauksessa auttavat suojaamaan ompeluliiketoimintaa kevyiltä palautuksilta ja ilmoittavat asiakkaalle, mitä voi ja ei voida palauttaa.
