Organisaatiot, joilla on sopimushallintaprosessi, voivat säästää aikaa ja rahaa, ja siksi niillä on etu markkinoilla. Terveiden sopimushallintaprosessien ytimessä on keskeinen sijainti, jossa kaikki sopimuskielet ovat helposti saatavilla.
Analysoi sopimus
Tarkista sopimus, jotta se sisältää kaikki asiaankuuluvat tiedot. Vankka sopimus määrittelee selkeästi organisaatioiden ja yksilöiden roolit ja vastuut. Siinä olisi esitettävä yksityiskohtaiset tiedot kaikista aikatauluista ja määräajoista, määriteltävä, miten suoritteet on mitattava, ja määritellä selkeästi maksujärjestelyt.
Ymmärtää taustaa
Kun aikaa keskustella organisaatiossa, palveluntarjoajan rooli ja kehittynyt suhde auttavat määrittelemään sopimuksen ehdot. Tapaa tarvittaessa palveluntarjoajan kanssa mahdolliset ongelmat. Vankka suhde palveluntarjoajaan voi auttaa muodostamaan sopimuksen, joka on hyödyllinen molemmille osapuolille.
Luodaan seurantapöytäkirjat
Varmista, että käytössä on järjestelmiä tietojen keräämiseksi, aikataulujen seurannalle, suorituskyvyn raportoimiseksi ja kirjanpidon järjestämiseksi. Hyvin määritellyt menettelyt säästävät aikaa ja rahaa.
Hanki tarvittavat asiakirjat
Sopimuksen alussa on välttämätöntä tunnistaa kaikki tarvittavat lisenssit ja asiakirjat, vahvistaa, että kaikki tiedot ovat ajan tasalla ja jakaa nämä tiedot palveluntarjoajan kanssa.
Ilmoita kaikille osapuolille
Sopimusjohtoryhmän jäseniä ja muita sidosryhmiä olisi aluksi ilmoitettava vastuustaan sopimusprosessissa. Vastuut koko sopimuskauden ajan olisi selkeästi esitettävä, jotta kaikki tiimin jäsenet ymmärtävät vastuunsa.
Hallitse ongelmia
Kun sopimus on allekirjoitettu, ratkaisemattomat asiat olisi käsiteltävä, jotta ne eivät aiheuta ongelmia sopimuskauden aikana. Ratkaisematta olevat kysymykset sopimuksen allekirjoittamisajankohtana olisi kirjattava ja ratkaisu ja aikataulu sovittava. Tämä on myös hyvä aika tunnistaa sopimuskohteet, jotka jätetään tulevaa kehitystä varten. Kaikki tavarat, jotka edellyttävät vaihtelua alkuperäisessä sopimuksessa, on kirjattava huolellisesti ja hallinnoitava.
Arvioi siirtymä
Joissakin sopimuksissa on siirtymävaihe. Tämän vaiheen päätteeksi osapuolten tulisi kokoontua arvioimaan sopimuksen yleistä suorituskykyä. Joissakin tapauksissa siirtymäkausi on silloin, kun lopulliset yksityiskohdat sopimuksesta jäävät pois; näissä tapauksissa siirtymäkauden perusteellinen arviointi on kriittinen. Tämä on myös aika määrittää sopimuksia, kuten resursseja, joita tarvitaan.
Arvioi suorituskyky
Suorituskyvyn hallinnan olisi oltava koko sopimuksen ajan jatkuvaa. Suoritustietojen jatkuva arviointi, jatkuva toiminta ja korjaaminen, mikä ei ole, auttaa luomaan uudelleen sopimusehtoja, jotka hyödyttävät kaikkia osapuolia.
Hallinnoi muunnelmia
Kaikkiin sopimuksiin olisi sisällyttävä säännöksiä muutoksista, jotka olisi sallittava vain määritellyissä tapauksissa. Sopimusten vaihtelut olisi aina määriteltävä kirjallisesti virallisella muutoksella. Kaikkien muunnelmien osalta pitäisi olla käytössä standardimuutoksenhallintaprosessi.
