Liiketoimintayleisön kirjoittaminen ei ole sama kuin kirjeen kirjoittaminen ystävälle. Kirjeen tarkoitus on erilainen - yleisesti ottaen välität tiettyjä tietoja tai pyydät jotakuta suorittamaan tiettyä toimintaa - ja tietyt muotoiluun ja tyyliin liittyvät odotukset. Usein liikekirje on ensimmäinen vaikutelma, jonka teet jollekin, joten on tärkeää saada se oikein.
Mikä on liikekirje?
Liikekirje on mikä tahansa kirje, jonka järjestö lähettää toiselle organisaatiolle, tai kirjeenvaihto organisaation ja sen asiakkaiden, toimittajien ja muiden osapuolten välillä. Kirjeen, jonka kirjoitat osana työtäsi, voidaan pitää liikekirje, mutta myös kirje, jonka lähetät yritykselle, organisaatiolle, yhteisöryhmälle tai yksilölle ammatillisessa kontekstissa, kuuluu myös tähän ryhmään. Ensisijainen testi on yksi sisällöstä: saako vastaanottaja mielenkiintosi siitä, mitä kirjoitat, jos se vaikuttaa heidän työelämäänsä? Jos näin on, kirjeenne voidaan pitää liikekirjeenä.
Miksi sinun pitäisi kirjoittaa liikekirje
Yritykset kirjoittavat asiakkaille, asiakkaille, toimittajille ja sidosryhmille tärkeitä tietoja. Esimerkiksi he voivat tilata tavaroita valmistajalta, päivittää asiakkaan tilauksensa tilasta, kuvata merkittäviä muutoksia yhtiön ehtoihin, tunnistaa syntyneen ongelman tai välittää liikearvoa. Monissa liikekirjeissä on kehotus toimia, eli kirje pyytää vastaanottajalta tiettyjä tietoja tai vastausta.
Yksilöt valitsevat liikekirjeen muodon, kun on tarpeen kirjoittaa selkeästi ja ammattimaisesti. Esimerkkeinä voidaan mainita työhakemus, jatkokirje, valituskirje, eroamis- kirje, viittauskirje, virallisen sitoutumisen hyväksyminen tai hylkääminen tai yritykseltä tiedottaminen. Mitä näillä kirjeillä on yhteinen, on odotus, että olet tiivis ja erityinen, eikä luova tai mieleen kirjoitustyyliisi.
Liikekirjeen muodot
Yhdysvalloissa toimivat yritykset käyttävät yhtä neljästä yleisistä kirjaimien muodoista, jotka on lueteltu alla. Näistä lohkotyyli on suosituin.
Estä kirjaimen muoto: Lohkon kirjaimella kaikki teksti on samassa vasemmassa reunassa. Rakennat kirjain siten, että rivin teksti on yksittäinen, ja kappaleet on sijoitettu kahteen väliin. Marginaaleilla on tyypillisesti yksi tuuman asetus, vaikka jotkin yritykset vaihtelevat tämän mukaan talon tyyliin.
Puolilohkon kirjaimen muoto: Semi-lohko on sama kuin lohkomuoto, paitsi että kunkin kohdan ensimmäinen rivi on upotettu.
Vaihtoehtoinen lohkon kirjaimen muoto: Tämä muoto seuraa tiiviisti lohkomuotoa, sillä päivämäärä, ilmainen sulkeminen ("vilpittömästi") ja kirjoittajan nimi, nimi ja allekirjoitus näkyvät sivun oikealla puolella. Ellei käytät kirjelomakkeita, kirjoittajan paluuosoite näkyy myös oikealla.
Yksinkertaistettu kirjaimen muoto: Toinen muunnelma lohkomuodosta, yksinkertaistettu tyyli jättää avauksen tervehdyksen ("Dear Mr. Smith:"). Valitse tämä muoto, kun sinulla ei ole vastaanottajan nimeä.
Miten vastaanottajat osoitetaan liikekirjeessä
Liikekirjeen lähettäminen yhdelle vastaanottajalle on suhteellisen yksinkertainen. Kirjoita vain vastaanottajan nimi ja osoite sivun vasemmassa reunassa olevaan sisäiseen osoitelohkoon. Avaa kirjeenne tervehdyksellä: "Hyvä herra / rouva. Sukunimi:" tai "Dear Sir / Madam:" Huomaa kaksoispiste tervehdyksen lopussa - vain henkilökohtainen kirje käyttää täällä pilkua; liikekirjeessä käytetään aina kaksoispistettä.
On hyväksyttävää kirjoittaa henkilön etunimi, jos olet etunimellä termillä vastaanottajan kanssa, esimerkiksi olet tavannut useita kertoja ja tuntenut henkilön hyvin. Tässä tapauksessa teidän tervehdyksesi olisi lukenut: "Rakas Joseph:" Älä heti saavuta etunimeä; sitä pidetään töykeänä.
Jos haluat lähettää useita vastaanottajia samassa kirjeessä, valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:
Jos vastaanottajat työskentelevät samassa paikassa: Kirjoita kunkin vastaanottajan nimi, nimi ja (valinnaisesti) työnimike ja sen jälkeen yksi yritysosoite sisäisessä osoitelohkossa. Tervehdystä varten luetellaan kunkin vastaanottajan nimi samassa järjestyksessä kuin ne näkyvät osoitteessa.
Esimerkki:
Sophia Proctor, toimitusjohtaja Martyn Byrne, myyntijohtaja Dr. Regan Coulson, markkinointipäällikkö ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494
Hyvä Proctor, herra Byrne ja tohtori Coulson:
Jos vastaanottajat toimivat eri osoitteissa: Jokaisen vastaanottajan pitäisi saada oma kirje, joten sinun täytyy valmistaa useita kopioita samasta viestinnästä. Käytä sulkemisen jälkeen hiilikopiomerkintää - "cc:" - luetteloon muiden vastaanottajien nimet. Annotation avulla kukin vastaanottaja tietää, mitkä muut vastaanottajat ovat.
Esimerkki:
Sophia Proctor, toimitusjohtaja ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 Hyvä Proctor: Kirjain Ystävällisin terveisin, Jane Doe Cc: myyntijohtaja Martyn Byrne, markkinointipäällikkö Regan Coulson
Kun vastaanottajia on paljon: Kun kirjoitat monille vastaanottajille, kuten hallituksen jäsenille, on asianmukaista kirjoittaa yksi kirje ja osoittaa se koko ryhmälle. Tervehdyksessä pitäisi viitata myös ihmisten joukkoon, esimerkiksi "Hyvä myyntiosasto" tai "Hyvä yhteisön yhteysryhmä". Käytä kirjaimen lopussa olevaa jakelulohkoa luetellaksesi yksittäiset ryhmän jäsenet, joiden tulisi lukea kirjain.
Esimerkki:
Hallitus ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 Hyvä hallituksen jäsenet: Kirjain Ystävällisin terveisin, Jane Doe Jakelu: Sophia Proctor Herra Martyn Byrne Dr. Regan Coulson Rouva Elizabeth Mejia Zayne Vargas Herra Cohen Andersen
Liikekirjan eri osat
Olitpa käyttämässä lohkomuotoa tai muuta tyyliä, yrityksesi kirjeessä on oltava seuraavat osat:
Kirjelomakkeet tai palautusosoite: Yritykset käyttävät yleensä painettua paperia, joka sisältää erikoismerkin tai kirjelomakkeen levyn yläosassa. Kirjelomakkeessa on organisaation osoite ja yhteystiedot. Jos et käytä kirjelomakkeita, kirjoita nimesi ja osoitteesi kirjaimen vasemmassa yläkulmassa. On hyväksyttävää, mutta ei pakollista, että puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi sisällytetään, jos se olisi hyödyllistä vastaanottajalle.
Treffi: Kirjoita päivämäärä kuukausi-päivän muodossa heti paluuosoitteen alle. Koska muut maat käyttävät päivän kuukausivuotta, vältä sekaannusta siirtämällä päivämäärä sanan sijaan numeromuodossa - "28. kesäkuuta 2018."
Sisäosoite: Kirjoita vastaanottajan nimi, yrityksen nimi, osoite ja postinumero. Liitä tarvittaessa työnimike. Kohdista sisäinen osoite aina vasemmalle marginaalille, kun käytät tavallisia yritystarvikkeita. Tämä tarkoittaa, että osoite näkyy kirjekuoren ikkunassa, kun se taitetaan kolmeen osaan.
Tervehdys: Muista käyttää kaksoispisteä tervehdyksen jälkeen, kuten edellä on kuvattu.
Otsikkorivi: Valinnaisen aihepiirin lisääminen auttaa vastaanottajaa ymmärtämään, mitä kirje on nopeasti. Tässä esimerkki:
Hyvä herra Phillips:
Pyyntö työnhakupaketista
ruumis: Tässä kumi kohtaa tien. Aloita lyhyt lausunto, jossa kuvataan, miksi kirjoitat, ja seuraa useita kohtia, jotka kuvaavat käsiteltävää asiaa. Pidä kirjain tiivis. Useimpien liikekirjojen kohdalla kaksi-viisi kohtaa ovat ihanteellisia.
Ilmainen lähellä: Sinulla on erilaisia vaihtoehtoja liikekirjan pyöristämiseksi. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä:
- Sinun,
- Ystävällisin terveisin,
- Vilpittömästi sinun,
- Kunnioittaen,
- Sydämellisesti,
- Toivottaen,
Allekirjoitus: Tulosta nimesi ja työnimike, jätä välilyönti kirjoitetun nimen ja maksuttoman lähelle. Allekirjoitat nimesi tähän tilaan.
Kotelot ja hiilikopiot: Sisällytä cc: jos lähetät kopioita kirjeestä jollekin toiselle. Jos kirjeen mukana on asiakirjoja, kirjoita "Kotelo" tai "Encl." allekirjoituslohkon alapuolella.
Miten kirjoittaa kirjeen elin
Riippumatta siitä, mitä yrityksesi kirjeen tarkoitus on, on välttämätöntä pitää kirjeet selkeästi ja tiiviisti. Ymmärrä, että vastaanottaja on varattu ja luultavasti ohittaa sen. Rakenna kirjain loogisissa kohdissa - yksi ajatus kappaleessa - niin, että vastaanottaja voi nopeasti päästä alimmalle riville.
Tiivis ei kuitenkaan tarkoita tylsää; sinun on pyrittävä diplomaattiseen ja ammatilliseen sävyyn. Harkitse kahta esimerkkiä:
Huolellisen harkinnan jälkeen olen päättänyt hyväksyä aseman toisessa yrityksessä. Aion työskennellä Company ABC: ssä.
Toinen versio on tiivis, mutta se on liian suora ja tarpeettoman ankaraa. Se voi loukata lukijaa. Ensimmäinen esimerkki, mutta vähemmän tiivis, on kunnioittavampi.
Kun olet tehnyt pisteesi kirjeen rungossa, voit lopettaa toimintakutsun, lyhyen lausunnon, jossa kuvataan, mitä haluat tapahtua nyt. Muista, että lukijasi on varattu. Älä jätä häntä arvaamaan siitä, mitä hänen pitäisi tehdä seuraavaksi. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä:
Jos hyväksyt tämän ehdotuksen, vastaa vastaavasti 31. toukokuuta. Jos haluat, että XYZ: n palveluja menestyksekkäästi käyttävien henkilöiden yhteystiedot, lähetä minulle sähköpostia osoitteeseen [email protected].
Äänen ja kielen asetukset
Liikekirjojen kieli vaihtelee rennosta, keskustelevasta tyylistä oikeudellisessa kirjeenvaihdossa esiintyvään hypermuotoiseen, tekniseen tyyliin. Tehokkaimmat liikekirjeet muodostavat tasapainon näiden kahden ääripään välillä. Vaikka liikekirjeet ovat tulleet vähemmän muodollisiksi ajan mittaan, liian rento kirjoittaminen voi törmätä epätarkoituksenmukaiseksi ja epäoikeudenmukaiseksi. Toisaalta liian muodollinen kirjoittaminen voi vierailla lukijoilla, jotka eivät ehkä ymmärrä toimialakohtaista kieltä, terminologiaa ja muotoilua. Kuten kaikkien kirjoitusten yhteydessä, sinun on vastattava sävyä yleisöön. Tämä antaa sinulle paljon liikkumavaraa valitsemasi tyylin suhteen.
Jos et toimi erityisen virallisessa teollisuudessa, kuten pankkisektorilla, sinun pitäisi pyrkiä käyttämään jokapäiväisiä sanoja muodollisen vastaavan sijasta - "start" eikä "aloita", "loppu" eikä "lopeta" eikä "yritä" "pyrkivät". Yksinkertainen pitäminen saattaa tuntua ristiriitaiselta, koska useimmat ihmiset yhdistävät ammatillisen sanaston pitempiin ja monimutkaisempiin sanoihin. Selkeys on kuitenkin avainasemassa. On paljon tärkeämpää, että vastaanottaja ymmärtää kirjeenne vähäisin ponnistuksin kuin mitä voit näyttää näyttävän sanastosi.
Vältä supistuksia, kuten "En ole", "ei voi" ja "ei", elleivät ne ole oman talosi tyylin erityispiirre. Jotkut yritykset haluavat käyttää epävirallista ääntä, kun hän kirjoittaa kuluttajille keskustelun avaamiseksi; toiset löysivät sen sijaan muodollisen sävyn. Johdonmukaisuus on avain. Jos haluat yhden kirjoitusmuodon toisesta, muista välittää tyylisi valintoja koko organisaatiossa ja varmista, että jokainen noudattaa samaa tyyliopasta.
Esimerkki liikekirjeestä
Tässä kaikki esimerkki esimerkistä lyhyestä liikekirjeestä lohkomuodossa:
Herra Kurt O'Ryan ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 11. tammikuuta 2018 Hyvä herra O'Ryan: Kirjoitan kiittääkseni teitä jälleen kerran aktiivisesta tuestanne Townsville'n "Grow Wild" -yhteisötoimintaohjelmassa. Palautteesi, rakentava kritiikki ja arvokas kokemus ovat vaikuttaneet merkittävästi tämän hankkeen onnistuneeseen toteuttamiseen. Olemme nyt saaneet täyden rahoituksen seurantaprojektiimme, joka on väliaikaisesti nimeltään "Luonto teidän ovesi". Olisimme iloisia, jos voisitte suostua jatkamaan yhteistyötä tässä hankkeessa. Voisimme varmasti käyttää näkemyksesi ja asiantuntemustasi. Liitteenä on lyhyt esite, joka kuvaa ehdotuksenne. Haluaisin tavata kanssanne keskustelemaan seuraavista vaiheistamme ja soittaa toimistoon ensi viikolla aikatauluttamaan tapaamisen. Kiitos etukäteen harkinnastanne. Vilpittömästi sinun, Jane Doe Liite:
