Liikekirjeet ovat tärkeä viestintämuoto riippumatta siitä, missä maassa työskentelet, mutta Japani on kääntänyt liikekirjan kirjoittamisen taidemuotoon. Kirjeen kirjoittaminen japanilaiselle liike-elämälle ilman selkeää ymmärrystä kulttuuripöytäkirjasta saattaa vahingoittaa tahattomasti suhdettasi kyseiseen yritykseen. Selkeästi kirjoitettu kirje, jossa on herkkyys muille kulttuureille, puhuu erittäin paljon yrityksesi ja yrityksesi kanssa.
Kommenttien avaaminen
Huomautusten avaaminen on erittäin tärkeää, ja se ylittää "Dear Mr. / Ms." Avaamisen, jota käytämme Amerikassa. Yleensä kohtelias tervehdysmuoto on ”Haikei”, joka vastaa ”Dear” -muotoa, mutta paljon muodollisemmassa ympäristössä. Riippuen kirjoittamasi henkilön tilasta, on asianmukaista käyttää joko -san- tai -sama-päätettä, vaikka jälkimmäistä tulisi käyttää vain, jos olet viivästynyt vastaanottajalle. Hieman vähemmän muodollista tervehdystä on "Zenryaku" (käännetty "ilman avauskommenttia"), mutta tätä käytetään vain silloin, kun kirje on hyvin lyhyt, ja sitä kohdellaan anteeksipyynnön vuoksi.
Kommenttien sulkeminen
Kommenttien päättäminen on tietenkin yhtä tärkeää kuin avauskommentti. Yleisesti pariksi sana "Haikei" on "Koud", joka karkeasti kääntää englanniksi "Vilpittömästi". Naiset käyttävät joskus ”Kashikoa”, koska se on muodollisempaa. Sana "Zenryaku" on "Sousou".
Keigon puhe
Japanilaisella kielellä on eri päämäärät juuri sanoille, joista kukin riippuu tilanteesta ja kenelle puhut. Aasian kielet ovat ainutlaatuisia läntisiltä kollegoiltaan keigon tai kunniapuheen käyttämisessä, jotta he ilmaisivat kunnioitusta toiselle osapuolelle. Näissä tapauksissa sanojen päätteet eroavat toisistaan, esimerkiksi käyttämällä -desu-päättelyä enemmän casual -da: n sijaan. Liikekirje etiketti sanoo, että yrität käyttää korkeinta, kohteliainta muotoa, joka on mahdollista tietyssä tilanteessa vastaanottajan kunnioittamisen vuoksi.
Varaston lauseet
Kanta-lauseita vältetään yleensä Amerikassa, mutta Japanissa niitä odotetaan. Sanomalla jotain "Miten sinä olet?" Saattaa kuulostaa huonolta käsitykseltä liikekirjeessä, mutta vaikka kirjoitat markkinoinnin VP: lle suuressa yrityksessä, kysytään vastaanottajan terveydestä tai perheestä pidetään kohteliaana ja harkittavana ele. Muista vain käyttää kohteliaita kielimuotoja aina, kun puhutaan säästä.
meshi
Meshi on japanilainen käyntikortti, ja se muistuttaa kunniakirjaa japanilaisen palkansaajan maailmassa. Koko rituaali seuraa sitä, johon liittyy kortin vastaanottaminen molemmilla käsillä, ja vastaanottajan odotetaan pitävän kortin pöydällä kokouksen ajan. Jos et ole koskaan tavannut vastaanottajaa ennen liikekirjeä, on kohteliaisuus sisällyttää kirjain. Tämä ei ole tarpeen, jos olet aiemmin tavannut kirjeen vastaanottajan.
