Miten kirjoitat hallinnollisen kirjeen. Liiketoiminnassa kirjeiden kirjoittaminen ei ole vain tapa kommunikoida muiden virastojen, yritysten tai tulevien asiakkaiden kanssa; se on tapa edustaa yritystäsi ja antaa muiden tietää palvelun tai tuotteen laatu. Yrityksen paras jalka eteenpäin asettaminen on välttämätöntä hallinnollisen kirjeen kirjoittamisen yhteydessä.
Alusta kirjain ammattimaisesti. Sisällytä yrityksen osoite, jos kirje on osa virallista kirjallista lausuntoa. Kirjoita kirjeen yläosaan päivämäärän alla osoite ja otsikko tarvittaessa.
Kirjoita seuraavan vastaanottajan osoite. Muokkaa tätä, jos mahdollista. Jos esimerkiksi kirjoitat tiettyyn osastoon yrityksen sisällä, aseta sen henkilön nimi, jonka haluat vastaanottaa kirjeenne. Vaihtoehtoisesti ilmoittakaa itse osasto, jos sinulla ei ole nimeä.
Mennä asiaan. Liiketoiminnan kirjoittamisessa on todennäköistä, että lukijalla on paremmat asiat kuin ei-kriittisen tekstin kohdissa. Selitä kirjeenne tarkoitus ja määritä tosiasiat. Vältä kukkaista kirjoittamista, joka heikentää kirjeen tarkoitusta.
Kirjoita ammattimaisen liiketoiminnan tyyliin, mutta älä käytä vaikeita sanoja, joiden lukijan on ostettava sanakirja vain selvitettäväksi. Pidä sanamuotosi yksinkertaisena ja kuvailevana. Haluat saada pisteesi, äläkä vaikuta lukijaasi sanastosi taitoihin.
Ole kohtelias hallinnollisessa kirjeessä. Kirjoittaminen, että viha tai vastakkainasettelu on yleensä haitallista saavuttaa tavoitteesi. Lisäksi kirje, joka on argumentoitava, voi palautua ja sitä voidaan käyttää sinua vastaan myöhemmin.
Tarkista kirjain ennen kuin lähetät sen, jotta se ei sisällä kirjoitusvirheitä tai kielioppivirheitä.
