Projektinhallinta viittaa pitkälti prosessiin ja siihen liittyviin toimiin, jotka liittyvät resurssien suunnitteluun, järjestämiseen ja ohjaamiseen tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi. Hankkeita rajoittavat yleensä tekijät, kuten laajuus, budjetti ja aika, jolloin projektinhallinnan tehtävänä on optimoida resurssien kohdentaminen ja integroida ne asianmukaisesti näiden rajoitusten voittamiseksi ja ennalta määriteltyjen tavoitteiden saavuttamiseksi. Projektitoiminnan hallintaa voidaan pitää toteutettavien vaiheiden sarjana, joka vastaa hankkeen elinkaarta määrittäviä viittä vaihetta.
aloittamista
Projektin käynnistäminen käynnistää projektin elinkaaren ja edellyttää projektinjohtajan johtaman tiimin kokoamista ja yleiskatsausta hankkeesta. Yleiskatsaus sisältää tyypillisesti hankkeen, liiketoimintatavoitteiden ja strategian määrittelemisen haluttujen tulosten saavuttamiseksi. Lisäksi annetaan alustava soveltamisala, talousarvioesitys, virstanpylväät ja päättymispäivä. Tämä vaihe koskee yleensä ylemmän tason johtajia, jotka luovat hankkeen liiketoiminnallisen toteutettavuustutkimuksen pohjalta ja laativat hankesuunnitelman, jossa määritellään hankkeen visio, laajuus, odotukset ja toteutussuunnitelma.
Suunnittelu
Suunnittelu edellyttää, että kartoitetaan kaikki hankkeen loppuunsaattamiseen tarvittavat tehtävät ja annetaan realistisia tehtävien suorittamispäiviä. Suunnitteluvaiheeseen liittyy usein projektinhallintasuunnitelman laatiminen tiimin ohjaamiseksi. PMP antaa yksityiskohtaisen eritelmän tarvittavista taidoista, riskinarvioinnista, ei-työvoimavaroista ja kunkin tehtävän virstanpylväistä. Siinä yksilöidään sidosryhmät ja määritellään kriteerit, joita tarvitaan kunkin tehtävän onnistuneeseen suorittamiseen - miten ja milloin toimet toteutetaan, noudatettavat menettelyt, taajuus- ja viestintäkanavien raportointi.
suoritus
Suunnitteluratkaisu toteutetaan toteutusvaiheen aikana projektin vaatimusten täyttämiseksi. Hankkeen tiimi ja tarvittavat resurssit kerätään ja käytetään hankkeen toivottujen tulosten luomiseen. Se on iteratiivinen vaihe, johon liittyy vianmääritys, testaus ja katsaukset, jotka täyttävät tietyt tuotevaatimukset. Projektipäällikkö valvoo asianmukaista resurssien kohdentamista projektin pitämiseksi aikataulussa. Hän ylläpitää myös viestintää sekä sisäisten että ulkoisten sidosryhmien - projektiryhmän jäsenten, johtoryhmän ja myyjien kanssa - keskustellakseen hankkeen tilasta.
ohjaus
Valvontavaiheeseen sisältyy hankkeiden testaus ja seuranta sen varmistamiseksi, että suoritettava työ on suunnitelman mukainen ja vastaa sidosryhmien odotuksia. Tavoitteena on, että asiakas hyväksyy hankkeen. Projektin tuloksia seurataan jatkuvasti, ja jos poikkeamia ilmenee tai asiakas pyytää tiettyä muutosta, tiedot syötetään takaisin toteutusprosesseihin, jolloin toteutetaan korjaavia toimenpiteitä. Tämä vaihe on saatu päätökseen, kun asiakas hyväksyy hankkeet - hankkeen lopulliset tuotokset - täyttäen suunnitelmassa määritellyt määritellyt laatuvaatimukset.
Päättäminen
Sulkemisvaiheeseen kuuluu tyypillisesti hankkeen dokumentointi - prosessi, joka alkaa, kun toimeksisaaja vapauttaa toimitukset ja asiakas hyväksyy ne virallisesti. Kaikki asiaankuuluvat materiaalit luovutetaan, mukaan lukien projektin dokumentaatio, käsikirjat ja lähdekoodi. Kaikki sopimushallinnon paperityöt on saatu päätökseen, ja ne on korostettu allekirjoitetuissa hyväksymisasiakirjoissa. Asiakkaalle annetaan myös muodollinen hankearviointiraportti, jossa yksilöidään ja arvioidaan hankkeen onnistumisen tasoa sekä arvioidaan kriittisesti saatuja kokemuksia.
