Kirjanpito on liiketoimien analysointi- ja tallennusprosessi. Tapahtumien analysointi ja päiväkirjat ovat kirjanpitoprosessin kaksi ensimmäistä vaihetta. Lähettäminen on päiväkirjakirjausten siirtäminen pääkirjaan, joka sisältää yleensä erillisen lomakkeen jokaiselle tilille. Aikakauslehdet tallentavat liiketoimia kronologisessa järjestyksessä. Lähetys koostuu muutamista yksinkertaisista vaiheista, John Ellis Pricein ja muiden "College Accountingin" mukaan.
Tilin nimi
Ensimmäinen askel on antaa tilin nimi ja numero pääkirjaan. Yhtiön kahdella tilinpäätöksellä, tuloslaskelmalla ja taseella on erilaiset tilit. Tuloslaskelma sisältää myynnin (eli tulot), myytyjen tavaroiden kustannukset, markkinointi- ja mainontakulut, poistokulut, korot ja verot. Tase-tileihin sisältyvät käteisvarat, myyntisaamiset, ostovelat, maksettavat joukkovelkakirjat, kertyneet poistot, kertyneet voittovarat ja kantaosakkeet. Poistot ovat kiinteän omaisuuden kustannusten asteittaista allokointia sen käyttöiän aikana.
Entry Details
Toinen vaihe on lähettää kunkin tilin päiväkirjamerkinnän päivämäärä, kuvaus ja viitenumero tilikauden aikana. Viitenumero voi olla muodossa "J #", jossa "J" viittaa yrityksen päiväkirjaan ja "#" viittaa lehden sivunumeroon. Esimerkiksi J1 merkitsisi sitä, että merkintä on lehden sivulla 1. Kuvaus on sama kuin lehdessä: esimerkiksi "Käteinen kuitti, laskun numero 11-1097".
Debitit ja luotot
Veloitusten tai luottojen kirjaaminen on seuraava vaihe postitusprosessissa. Jokaisella kaupalla on oltava vähintään yksi veloitus ja yksi luotto. Debitit lisäävät tase-erien tilejä, kuten käteistä ja varastoja, ja lisäävät tuloslaskelman kuluja, kuten markkinointi- ja palkkakustannuksia. Debitit pienentävät tase-vastuiden tilejä, kuten maksettavia seteleitä, ja oman pääoman ehtoisia tilejä, kuten voittovaroja. Debitit vähentävät myös myyntitilejä tuloslaskelmassa. Luotot lisäävät taseen vastuiden tilejä, oman pääoman tilejä ja myyntitilejä. Luotot pienentävät taseen varojen tilejä ja kulutilejä.
Saldo
Neljäs vaihe on laskea kullekin tilille suoritettava debit- ja luottotase. Jos esimerkiksi käteisvaratilillä on 10 000 dollarin velkakirje, 5 000 dollarin luottotieto ja 25 000 dollarin veloitusviesti kolmessa eri päivämäärässä, velkojen kokonaismäärä on 10 000 dollaria plus 25 000 dollaria tai 35 000 dollaria, ja luottojen summa on 5000 dollaria. Näin ollen viimeisenä päivänä debit-saldo on 35 000 dollaria miinus 5 000 dollaria tai 30 000 dollaria.
Virheenkorjaus
Viimeinen vaihe postitusprosessissa on tarkistaa matemaattiset ja tiedonsiirtovirheet. Kirjanpito-ohjelmistopaketit voivat vähentää näitä virheitä automaation avulla, mutta numeroiden tarkistaminen on varovainen askel, joka estää virheiden leviämisen tilinpäätökseen.
