Viittauskirjeen loppu on ehkä helpoin osa kirjettä, jonka kirjoitat, koska olet tiivistämässä kirjeen tekstiin ilmestyviä tietoja. On kuitenkin tärkeää saada kieli oikein, jos haluat saada hyvän lopullisen vaikutelman lukijalle. Jokaisen kappaleen on paistettava, jotta voit saada vastaanottajan siitä, että suositeltavan henkilön kannattaa palkata.
Keskity kirjeen kehoon
Kirjeesi tärkeimmässä osassa on kuvattava tähti- ja persoonallisuuden piirteet, jotka tekevät henkilölle, jolle olet suositellut, hyvää työtä. Monet työnantajat etsivät erityisiä ominaisuuksia, jotka sopivat asemaan, joten kysy itseltäsi, mitä vastaanottajan on tiedettävä. Onko työntekijä luova ongelmanratkaisija? Onko hänellä tunnetta organisaatiosta tai erinomaisesta tiimityöskentelystä? Onko hän kypsä yli vuoden? Sisällytä kaikki syyt, miksi tämä henkilö on pätevä ehdokas, liittämällä tiettyjä esimerkkejä, joissa henkilö käytti menestyksekkäästi tehtävään tarvittavia taitoja.
Lisää loppuraportti
Siirtyminen kirjeenne edelliseen kohtaan, jossa on lause "Yhteenveto", "Sulkemisessa", "Vastaavasti" tai "Epäilemättä". Kirjoita sitten yksi tai kaksi virkettä, jotka antavat selkeän suosituksen. Sanamuodon pitäisi kulkea loogisesti kirjaimessa esitetyistä kohdista; pohjimmiltaan olet yhteenveto siitä, mitä on tullut ennen. Seuraavassa on esimerkki: "Suosittelen epäilemättä name for position. Olen ahkera työntekijä ja hyvä joukkuepelaaja, olen varma, että hän on arvokas lisä organisaatiosi."
Kutsu vastaanottaja ottamaan sinuun yhteyttä
Käytä viimeistä kohtaa antamaan yhteystietosi ja pyydä vastaanottajaa ottamaan sinuun yhteyttä, jos on lisäkysymyksiä. Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Ota rohkeasti yhteyttä minuun puhelinnumerolla, jos haluat keskustella asiasta edelleen. Haluan mielelläni laajentaa suositustani." Pyydettäessä tällaista seurantaa voit vakuuttaa lukijalle, että olet valmis pysymään suosituksenne takana. Kirjoita "vilpittömästi", "sydämellisesti" tai vastaavaksi kirjeen tekemiseksi, allekirjoita ja kirjoita nimesi.
Ole oikeudenmukainen, tarkka ja sopiva
Viitekirjeet ovat ylivoimaisesti positiivisia, mutta niiden ei tarvitse olla. Hyväksy suositus, jos kokemus työskentelystä työntekijän kanssa ei ole ollut täysin positiivinen. Annettavan viittauksen pitäisi olla oikeudenmukainen, tarkka ja asianmukainen. Älä mainitse mitään, mitä et tiedä olevan totta. Vastaanottaja voi haastaa sinut asioista, joita olet sanonut, ja sinun on perusteltava itsesi. Muista, että uskottavuutenne on linjalla.
