Sisäisiä valvontamenettelyjä käytetään petosten estämiseen ja ne ovat elintärkeitä jokaiselle hyvin hoidetulle organisaatiolle. Tällaiset järjestelmät erottavat organisaation työntekijöiden tehtävät. On tärkeää, että käytössä on sisäisen valvonnan käsikirjat. Työntekijät käyttävät niitä viitteinä, kun kyseessä ovat menettelyt tai tehtävät. Sisäisen valvonnan menettelykäsikirjoihin sisältyvät tiedot vaihtelevat yrityksittäin, mutta niiden kirjoittamismenettely on sama.
Kirjoita yleiskatsaus ja sisällysluettelo. Yleiskatsauksessa kuvataan lyhyesti finanssipoliittista vastuuta, joka sisältää sisäisen valvonnan käsitteet ja osat. Sisällysluettelo alkaa tehtävien erottelusta. Tyypillisesti seuraavat sisällöt ovat: Arvostelut, sovitukset, hyväksynnät, varat, maksut, henkilöstöresurssit, ostot ja yhteystiedot.
Täytä Segregation of Dutes of Duties -kohdassa. Esittäkää yksityiskohtaiset tiedot tehtävien erottamisesta sellaisten asioiden osalta, kuten työntekijät vastaanottavat ja lähettävät maksuja, eikä maksujen tallettamista. Toinen tärkeä erottelu on, että jos yksi työntekijä on maksunsaaja, toinen työntekijä tekee tarkastuksen.
Määritä seuraavien kahden jakson menettelytavat, arvostelut ja täsmäytykset. Arviot ovat menettelyjä, jotka on suunniteltu suorittamaan rutiininomaisesti budjettitutkimuksia, pistetarkastuksia ja epätavallisen toiminnan tutkimista. Yhdistämisosio-osio sisältää menettelytapoja, kuten tietojen vertailu tarkkuuden varmistamiseksi, erojen tarkasteleminen ja toimenpiteiden toteuttaminen. Tämä sisältää myös nimenomaisen kuvauksen siitä, että liiketoimintaa tekevä työntekijä ei sovi yhteen pankkitilejä.
Suorita hyväksynnät, varat ja jakelut -kohdat loppuun. Hyväksynnät-osassa todetaan, millä työntekijöillä on valtuudet hyväksyä liiketoimia. Toimivalta annetaan vain vastuullisille työntekijöille, joilla on yksityiskohtaiset tiedot yrityksestä. Omaisuus-osassa luetellaan kaikki organisaation omaisuudet. Kunkin omaisuuserän kohdalla määritellään erityiset menettelyt, joissa kuvataan yksityiskohtaisesti, miten varoja käsitellään ja valvotaan. Jakelu-osiossa kerrotaan yrityksen toimintaperiaatteista ja menettelyistä, jotka koskevat rahan jakamista, mukaan lukien palkanlaskenta.
Täytä käsikirja viimeistelemällä viimeiset kolme osaa: henkilöstöresurssit, ostot ja yhteystiedot. Henkilöstö (HR) -osiossa kerrotaan henkilöstöhallinnon työntekijöille annettavia ohjeita siitä, miten työntekijöiden tietoja käsitellään. Osto-osassa selitetään yrityksen ostomenettelyt. Lopuksi Yhteystiedot-osiossa luetellaan yrityksen henkilöt, jotka työntekijät voivat ottaa yhteyttä kysymyksiin tai ongelmiin.
