Organisaation parhaita käytäntöjä kutsutaan usein politiikoiksi ja menettelyiksi. Politiikka on ensisijainen ja kattava perusta päätökselle. Menettely selittää, miten tehdä jotain. Politiikka olisi esimerkiksi kohdella asiakasta kunnioittavasti. Vastaava menettely on asiakkaan tervehdys käyttämällä etu- ja sukunimeään. Uusille ja olemassa oleville työntekijöille käytännöt ja menettelyt ovat usein verkossa, mikä helpottaa niiden päivittämistä ja ajantasaisuutta.
Tunnista työtehtävät, jotka vastaavat käytäntöjen ja menettelyjen ylläpidosta. Tämä vastuu on usein laatututkijan tai yritysanalyytikon velvollisuus.
Tarkista nykyinen käytäntö tai muutosmenettely. Jos jompaakumpaa on muutettava, käytä tiukkaa kieltä. Vaihda politiikan / menettelyn otsikot ja keskeiset kohdat vastaavasti. Varmista, että sekä politiikka että menettely ovat tosiasiallisia.
Suorita menettely, kuten se on selitetty, tai anna sille toisen työntekijän suorittamaan menettely. Jos menettelyssä on puuttuvia vaiheita tai oletuksia, lisää nämä vaiheet, selventäkää kaikki oletukset ja tee menettely uudelleen.
Tarkasta politiikat ja menettelyt kahden kuukauden välein. Valitse menettelyt, joita käytetään usein eikä usein.
Ilmoita asianomaisille ryhmille politiikan / menettelyn muutoksista.
vinkkejä
-
Käytä mahdollisuuksien mukaan kuvakaappauksia saadaksesi vaiheittaisen kuvauksen, jossa näytetään, miten toiminta suoritetaan. Kun käytäntö / menettely on päivitetty, sisällytä tarkistuspäivä. Tarkistuksen päivämäärä pitää kaikki tietoisina muutoksista ja varmistaa niiden uusimman version.
Varoitus
Älä käytä lyhenteitä tai ammattikieliä selittämättä niitä täysin. Tarkista tarkkuus käytäntö ja menettelytapa.
