Selkeät, hyvin kirjoitetut käytännöt ja menettelyt varmistavat, että päivittäinen toiminta heijastaa pitkän aikavälin liiketoimintavisiota ja tehtävänkuvausta. Ne luovat myös kehyksen johdonmukaisten ja oikeudenmukaisten päätösten tekemiselle ja yrityksesi oikeudellisten etujen suojaamiseksi. Hyväksymisprosessi, joka koostuu tyypillisesti tarkistamisesta, testaamisesta, muuttamisesta ja ratifioinnista, on ratkaisevan tärkeää sen varmistamiseksi, että käytännöt ja menettelyt parantavat pikemminkin kuin estävät näiden tavoitteiden saavuttamisen.
Tarkista käytäntö ja menettelyt Luonnokset
Hyväksymisvaihe, joka on politiikan ja menettelyjen kolmas vaihe, alkaa perusteellisella tarkastelulla. Monissa yrityksissä johtoryhmä tekee alustavan tarkastelun ennen kuin se tekee muutos-, testaus- tai hyväksymisehdotuksia. Katsokaa, onko ehdotettu poliittinen yhteys strategiseen tavoitteeseen ja onko menettelyt linkki vanhempaan politiikkaan. Varmista myös, että sanat ovat ymmärrettäviä ja osoitettuun yleisöön. Lähetä kirjoittaja, joka ei palauta alkuperäistä tarkistusta, tarkistettavaksi.
Luo palautesäännöt
Luo säännöt, mukaan lukien määräpäivämäärät, palautteen antamiseksi muutoksista tai tarkistuspyyntöjen suorittamisesta. Mikä tahansa, joka lähetetään takaisin alkuperäisen tarkastelun jälkeen, sisältää asianmukaisen palautteen, ei sellaisen lausunnon kuin "ei lausuntoa". Esimerkiksi vaatia, että palaute alkaa lausunnoilla, kuten "luonnos vaatii pieniä muutoksia" tai "luonnos ei ole hyväksyttävissä, ja" luonnos ei ole hyväksyttävä ja vaatii muutokset ovat tehokkaita.
Testausvaihe
Toteuta käytäntö ja siihen liittyvät menettelyt käyttämällä rajoitettua yleisöä ja tietyn ajan. Yleisimmin yleisö on osasto tai käyttäjät, jotka vaikuttavat suoraan. Ajanjakson pitäisi olla riittävän pitkä, jotta voidaan arvioida vaikutuksia päivittäiseen toimintaan ja mahdollisiin vaikutuksiin. Kehota johtajia ja asianomaisia työntekijöitä antamaan palautetta siitä, onko päätöslauselma tehokasta, vai muuttaako päätöslauselma tehokkaampaa, tehokkaampaa tai enemmän vaatimustenmukaisuusdirektiivin mukaista.
Ratifioi ja toteuta
Ratifiointi on viimeinen vaihe politiikkojen ja menettelyjen hyväksymisessä. Pienyrityksille, joilla on tasainen organisaatiorakenne ja muutama päätöksentekijä, tämä voi olla niin yksinkertaista kuin yrityksen omistaja, joka on kirjautunut ulos ja ohjaa henkilöstöresursseja lisäämään päätöslauselman työntekijöiden käsikirjaan. Keskikokoisten tai suurten yritysten osalta ratifiointiin liittyy useimmiten lopullinen tarkistus ja keskustelu, jota seuraa päätöslauselmaesitys. Hyväksyttyään politiikat ja menettelyt siirtyvät täytäntöönpanovaiheeseen.
