Yritykset, yksittäiset urakoitsijat ja voittoa tavoittelemattomat organisaatiot laativat toimintapoliittisia lausuntoja, joissa ilmaistaan suuntaviivat, jotka koskevat heidän palveluidensa suorittamista ja osallistumista niihin. Näissä käytännöissä määritetään protokollat ja asetetaan parametrit, joihin kaikkien, jotka tekevät sopimuksen tai käyvät paikalla, on noudatettava. Näiden politiikkojen muotoilu alkaa kaikkien organisaatiorakenteiden panoksesta, ja lisäksi se luo suoran yhteyden yrityksen tavoitteisiin. Poliittisten kirjoittajien kannalta muotoja ja jakelua koskevat tutkimukset, valmistelut ja päätökset hallitsevat suurinta osaa protokollan kirjoittamisprosessista.
Valmistaudu kirjoittamaan. Kerää muistiinpanovälineitä, varmista nimetty tietokone tai tekstinkäsittelyohjelma ja valitse tila, jossa voit suorittaa suurimman osan kirjoituksesta. Lisäksi valitse politiikan tai protokollan ensisijainen kieli ottaen huomioon sanamuodot ja käytäntöasiakirjan fonttityypit.
Tapaaminen avainhenkilöiden kanssa uuden politiikan tai asiakirjan luomiseksi. Esimerkiksi fyysisen turvallisuuspolitiikan parametrit edellyttävät sekä henkilöstöedustajan että turvallisuushenkilöstön näkemyksiä poliittisista vaatimuksista. Ota kokouspöytäkirjat käytettäväksi kerätyistä tiedoista käytäntöjen tai protokollien luomisessa.
Arvioi yritys tai palvelun tehtävä. Käytä yrityksen operaation kieltä ja sovellusta käytännön tai protokollan yleisen sävyn oppaaksi. Esimerkiksi huolellisen suunnittelun ja raportointitoimien toistaminen on merkittävää teollisuusyhteisön poliittisille päättäjille.
Tutki yleisöä. Laske asiakkaiden, urakoitsijoiden tai työntekijöiden lukumäärä, jotka muodostavat ensisijaisen yleisön politiikka-asiakirjassa. Määritä näiden henkilöiden työ- tai liiketoimintaan liittyvä sijainti, jotta voit määrittää sijainnin ja jakelun vaatimukset. Tarkastellaan myös työntekijöiden työnkuvauksia ja sopimuksia, jotta ne voidaan sisällyttää toimintapoliittiseen asiakirjaan.
Tarkista työpaikan tai liiketilan fyysinen asettelu. Dokumentoi mitat, olemassa olevat liikenneväylät ja omistetut alueet, kuten vessat ja työntekijöiden oleskelutilat, käytettäväksi protokolla-asiakirjan ympäristö- ja turvallisuusosuuden luomisessa. Ota yhteyttä ulkopuolisiin virastoihin, kuten paikalliseen palokuntaan tai työturvallisuusorganisaatioon, jotta määritettäisiin vaatimukset, kuten suurimmat sallitut rajoitukset ja pakolliset paloturvallisuuslaitteet.
Tarkista olemassa olevat yrityksen asiakirjat. Kerää kaikki olemassa olevat yrityskäytännön kirjeet, aiemmat protokollakäsikirjat ja palveluasiakirjat käytettäväksi uuden politiikan ja menettelytavan laatimisessa. Tunnista vanhentuneet tiedot ja päivitä tarvittavat tiedot tarpeen mukaan. Lomakkeita, jotka vaativat virallisia allekirjoituksia, etsi alkuperäinen allekirjoittaja tai asianmukainen korvaava tai korvike. Hävitä vanhentuneet tiedot, jotka saattavat vielä sisältää arkaluonteisia tietoja.
Tutkimustuotteiden turvallisuus ja käyttö. Tuotteiden jakelijoiden, vähittäismyyjien tai valmistajien on tutkittava myytyjen tai valmistettujen tuotteiden asianmukaiset käyttö- ja turvatoimenpiteet. Lisätään nämä tiedot palvelupolitiikan käsikirjojen menettelylliseen osaan esitellessäsi turvallisuus- ja hätätietoja. Lisätään turvallisia käsittely- ja hävitystietoja vaarallisia aineita sisältävissä tai sisältävissä tuotteissa.
Luo useita formaatteja. Politiikan tai protokollan kirja ja sähköiset versiot tarjoavat kätevän asiakirjan yleisölle. Sähköiset käytäntöasiakirjat antavat lukijoille mahdollisuuden tarkastella politiikkaa kätevästi useista paikoista. Kirjan tai paperikokoonpanon muodossa on lisäksi fyysinen versio, joka voidaan tarvittaessa tarkistaa nopeasti.
