Arkistointi- ja luokittelujärjestelmät jakautuvat kolmeen päätyyppiin: aakkosellinen, numeerinen ja aakkosnumeerinen. Jokaisella tällaisilla arkistointijärjestelmillä on etuja ja haittoja, riippuen tallennetusta ja luokitellusta informaatiosta. Lisäksi voit erottaa jokaisen arkistojärjestelmän alaryhmiksi. Tehokas hakemusluokitusjärjestelmä käyttää mukana oleviin tietoihin kaikkein loogisinta, käytännöllistä ja joustavaa järjestelmää.
Aakkosellinen ajankohtaiset arkistointijärjestelmät
Aakkosjärjestyksessä ajankohtaiset järjestelmät luokittelevat tiedot aiheen mukaan, sitten tiedoston aiheet merkitään aakkosjärjestyksessä. Aiheeseen liittyviä aiheita ei pidetä yhdessä tässä järjestelmässä. Yleensä tällainen järjestelmä on paras, kun siihen liittyy pieniä tietomääriä. Tällaista arkistointi- ja luokitusjärjestelmää kutsutaan joskus nimellä "sanakirja". Kun henkilökohtaisia nimiä jätetään, sukunimiä käytetään ensisijaisena lajittelijana, ja etunimiä käytetään vain identtisten sukunimien tapauksessa.
Aakkosellinen Encyclopedia Filing Systems
"Tietosanakirja" -hakemisto- ja luokittelujärjestelmässä tiedot jaotellaan ensin yleisluokittain, ja alaryhmät sijoitetaan aakkosjärjestykseen. Tämäntyyppinen arkistointijärjestelmä on erityisen hyödyllinen suurten tietomäärien käsittelyssä, koska järjestelmän käyttäjien ei tarvitse pitää tietyn tiedoston nimeä mielessä, jotta se löydettäisiin. Sen sijaan he voivat aloittaa etsimällä yleistä luokkaa ja etsimällä siinä löytää haluamansa tiedoston.
Aakkosellinen maantieteellinen arkistointijärjestelmä
Tietueiden arkistointi- ja luokittelujärjestelmän alaryhmä on aakkosellinen maantieteellinen arkistointijärjestelmä. Maantieteellisessä järjestelmässä tärkeimmät luokat on jaoteltu paikkoihin. Voit käyttää minkä tahansa kokoisia tai -tyyppisiä sijainteja maista kaupunkeihin kenttätoimistoihin. Tämän tyyppisen järjestelmän käyttäjät aloittavat valitsemalla hakujen kannalta merkityksellisen maantieteellisen alueen ja etsimällä aakkosjärjestyksessä kyseistä aihetta ja etsimään haluamiaan tietoja.
Suora numeerinen arkistointijärjestelmä
Suorat numeeriset arkistointi- ja luokittelujärjestelmät ovat erittäin helppokäyttöisiä, koska ne alkavat yleensä numerosta 1 ja merkitä jokaisen tiedoston seuraavaan numeroon. Tämäntyyppisen järjestelmän käyttö on kuitenkin rajallista, koska se vaatii usein indeksin, joka auttaa käyttäjiä löytämään hakemistonsa tiedostot, ja korkean aktiivisuuden tiedostot voivat tulla ylikuormituksiksi saman numeron alueella.
Duplex-numeeriset arkistointijärjestelmät
Kaksisuuntaisissa numeerisissa arkistointijärjestelmissä tiedostoille annetaan numeerisia tarroja, joihin liittyy useita numerosarjoja. Tämän tyyppinen arkistointijärjestelmä pystyy käsittelemään suuria tietomääriä. Eri numeroiden ryhmät voivat vastata suurimpia luokkia ja alaryhmiä, rinnakkain arkistointi- ja luokittelujärjestelmän kanssa. Yksi tällaisen järjestelmän haittapuoli on, että indeksiä tarvitaan ymmärtämään, mitä kukin numeroiden ryhmittely viittaa. Hyvin tuttu duplex-numeerinen järjestelmä on Deweyn desimaalijärjestelmä, jota useimmat kirjastot käyttävät kokoelmiensa luettelointiin.
Kronologiset arkistointijärjestelmät
Toinen numeeristen arkistointijärjestelmien alaryhmä ovat aikajärjestelmät, joissa tiedostot järjestetään päivämäärän mukaan. Tyypillisesti tiedostot ryhmitellään ensin vuosi, sitten kuukausittain, sitten päivittäin. Kirjeenvaihtotiedostot, kuten sähköpostilistat, järjestetään tyypillisesti tällä tavalla, ja viimeisimmät tiedot on lueteltu ensin.
Aakkosnumeeriset arkistointijärjestelmät
Aakkosnumeerisissa arkistointijärjestelmissä informaatio luokitellaan luokittain tietosanakirjajärjestelmässä, mutta käytetään sekä kirjaimia että numeroita luokkien merkitsemiseksi. Sekä kirjainten että numeroiden käyttö mahdollistaa paljon suuremman kenttäkategorian kuin numeroiden käyttö. Näin ollen Kongressin kirjaston arkistointi- ja luokittelujärjestelmä, joka on aakkosnumeerinen, sallii suuremman valikoiman luokkia kuin Deweyn desimaalijärjestelmä, joka on rajoitettu kymmeneen pääryhmään.
