Tapahtuman jälkeinen raportti on enemmän kuin yhteenveto kokouksesta, palkintojenjakotilaisuudesta tai vastaavasta juhlallisuudesta. Sen sijaan se analysoi tapahtuman kunkin elementin tehokkuuden. Liiketoiminnassa tapahtuman jälkeiset raportit voivat auttaa yritystä selvittämään, miten hyvin tapahtuma etenee ja pitäisikö tulevaisuudessa olla samanlaisia tapahtumia. Laadun jälkeisen raportin kirjoittaminen edellyttää huolellista harkintaa ja tosiasioihin perustuvaa raportointia.
Tarkastellaan ensin tapahtuman tarkoitusta. Mieti sitten, tapahtuiko tämä tapahtuma. Jos se olisi markkinointitapahtuma, sen olisi pitänyt tuoda uusia asiakkaita tuotteeseen tai palveluun. Jos kyseessä olisi hyväntekeväisyys, sen olisi pitänyt lisätä tietoisuutta tai varoja järjestölle. Jos se koskee koulutusta, työntekijöiden olisi pitänyt oppia uutta tietoa, jotta he voisivat työskennellä paremmin. Kertomuksessa keskitytapahtuman tehokkuuteen sen tarkoituksen saavuttamisessa. Jos tapahtuma oli tehoton, selitä, miksi luulet sen olevan ja mitä tulee muuttaa tulevien tapahtumien parantamiseksi.
Arvioi kaikki elementit. Jos tapahtumallasi on useita osia, älä keskity vain parhaisiin ja pahimpiin osiin; harkita kaikkia päivän näkökohtia. Sisällytä heijastukset kaiuttimiin, materiaaleihin ja ajoitukseen. Jos tarjoillaan lounasta tai virvokkeita, voit myös arvioida niitä. Tapahtuma ei ole parempi kuin sen osien summa, joten jokainen osa on arvioitava tapahtuman jälkeisessä raportissa.
Saat palautetta muilta. Jos olet vastuussa tapahtumasta, pyydä palautetta henkilöiltä, jotka olet luonut sen. Jos se oli työntekijöiden koulutusseminaari, pyydä työntekijöitä kertomaan teille, mitä he ovat oppineet. Jos se oli tarkoitus olla viihdyttävä tapahtuma, pyydä vieraita täyttämään kysely, kuinka hauskaa heillä oli - tai ei ollut. Sinun on tiedettävä, miten hyvin tapahtuma saavutti kohderyhmänsä arvioidakseen sitä täysin.
Sisällytä sekä etuja että haittoja. Joitakin tapahtuman osia on saattanut mennä hyvin; kenties vuokrasi juhlasali oli kohtuuhintainen ja siihen sisältyi sopivia kalusteita ja herkullisia virvokkeita. Muut osat eivät kuitenkaan ehkä ole menneet hyvin, kuten pääpuhuja, joka saapuu myöhään tai lyhentää puhettaan 15 minuutin kuluttua, joten voit jättää aikaa täyttää. Sisällytä kommentti hyvästä ja huonosta, jotta yritys voi pyrkiä toistamaan hyvää ja muuttamaan huonoja tulevia tapahtumia varten.
vinkkejä
-
Tehokkaan tapahtuman jälkeisen raportin tulisi sisältää myös käytettyjen varojen kirjanpito.
