Liiketoimintapolitiikkojen tulkinnassa tavallisesti selitetään yrityksen menettelytapoja, jotka on usein kirjoitettu byrokraattisesti, asiakkaille, jotka ovat jo ärsyttyneet ja järkyttyneitä. Hyväksymällä heidän turhautumisensa ja käyttämällä tavallista ja tavallista kieltä kuvaamaan, mitä asiakkaalta vaaditaan etenemään, asiakaspalvelun edustajat voivat levittää jännittyä tilannetta, maksimoida mahdollisuuden suorittaa onnistunut tapahtuma ja tarjota viitteitä muille tiedoille, kuten esitteille, verkkosivujen linkeille ja muita puhelinnumeroita.
Varmuuskopioi liiketoimintapolitiikka kuvaamalla, miten se auttaa tehostamaan liiketoimia, jotka auttavat asiakkaita pitkällä aikavälillä. Anna yksityiskohtaiset tiedot siitä, miksi aiempien politiikkojen muutokset tekevät nykyisestä politiikasta edullisemman pitkän aikavälin voittojen kannalta. Mainitse mahdolliset lait, tutkimukset, asiakaspalautteet tai tavanomaiset liiketoimintakäytännöt, jotka vahvistavat liiketoiminnan harjoittamista.
Ota mukaan asiakkaat mihin tahansa liiketoimintapolitiikan tulkintaan. Pyydä rehellistä palautetta siitä, miten säännöt vaikuttavat heidän toimintaansa. Esimerkiksi tallennetaan syötteitä online-kyselyillä käyttäen ilmaisia ohjelmistosovelluksia, kuten Qualtrics, Zoomerang tai SurveyMonkey. Julkaise havainnot, jotta asiakkaat voivat nähdä, että olet ottanut palautteensa vakavasti ja aikovat toimia heidän ehdotuksensa mukaisesti. Esimerkiksi asiakaspalvelun tuntien vähentäminen voi vaikuttaa kielteisesti asiakkaan liiketoimintaan, mutta pienentää kokonaiskustannuksia, joten tällaisten käytäntöjen hyödyt on tehtävä selviksi tai tyytymättömyys.
Selitä vaihtoehtoja. Jos organisaation liiketoimintapolitiikan nykyinen tulkinta tekee asiakkaalle mahdottomaksi tehdä liiketoimintaa kanssasi, tarkastele vaihtoehtoja, varsinkin jos asiakastili tuo mukanaan kannattavia mahdollisuuksia tai osoittaa merkittävää lojaalisuutta. Vältä vahingoittamasta yrityksen mainetta ottamalla kiinteä asenne ottamatta huomioon muita mahdollisuuksia. Esimerkiksi ehdotetaan muita vaihtoehtoja asiakkaiden tiedustelujen käsittelyyn, kuten sosiaalisen median tekniikka, mukaan lukien wikit, blogit ja foorumit. Kouluttaa asiakkaita yrityksen verkkosivuilla olevista koulutusmahdollisuuksista ja resursseista lykätä ja korvata tyytymättömyyttä liiketoimintapolitiikkoihin.
Jätä asiakkaalle tiukka tulkinta, jos asiakas vastustaa sitä. Ehdottaa toteutuspäivämäärää, joka mahdollistaa asiakkaan ajan sopeutua uuteen politiikkaasi ja nykyisen politiikan noudattamiseen. Varmista esimerkiksi, että riittävät asiakirjat ja online-tukijärjestelmät ovat olemassa ennen kuin poistetaan puhelintuki tuotteille ja palveluille. Asiakastyytyväisyyden varmistaminen edellyttää, että uudet tukimekanismit täyttävät sekä nykyisten että tulevien asiakkaiden tarpeet. Tarjoa seminaareja, koulutusta, työpajoja ja muita tukimuotoja yrityksen liiketoimintapolitiikan tulkinnassa ennen kuin lopetat asiakkaan liiketoimintaan vaikuttavan palvelun.
