Kokoukset tapahtuvat säännöllisesti liike-elämässä, ja pöytäkirjat ovat virallisia asiakirjoja, joita käytetään tehtyjen toimien ja tehtyjen päätösten kirjaamiseen. Koska pöytäkirjasta tulee yhtiön silmissä virallisia asiakirjoja, pöytäkirjaan tehtävät muutokset edellyttävät lisäystä. Kun luot addendin, sinun on tiedettävä, milloin ja miten se voidaan esittää kokoustoimikunnalle ja lisätä se virallisiin pöytäkirjoihin, jotta ette tee näitä muutoksia omasta aloitteestanne.
Valmistele kopiot viimeisimmän kokouksen virallisista pöytäkirjoista, jotta kaikki kokoukseen osallistuneet voivat tarkastella niitä.
Hävitä pöytäkirja seuraavassa kokouksessa. Kokouksen puheenjohtajan on tavallista aloittaa asioita tarkastelemalla edellisen kokouksen pöytäkirjoja. Kaikkien osallistujien on luettava pöytäkirjat ja hyväksyttävä ne ennen kuin ne siirtyvät eteenpäin. Jos joku voi lisätä, muuttaa tai korjata jotain, niin tämä on oikea aika sanoa.
Kirjoita muistiin muutokset minuutteihin. Voit kirjoittaa muutokset suoraan pöytäkirjan kopioon tai ottaa muistiinpanot erilliselle paperille.
Salli kokousjäsenille kaikki sopia pöytäkirjaan ehdotetuista muutoksista, jotka näytetään lisäyksessä. Jos jokainen on samaa mieltä, voit siirtyä eteenpäin lisäämällä pöytäkirjaan lisäyksen.
Luo lisäys kokouksen keskeyttämisen jälkeen. On parasta tehdä lisäys heti kokouksen jälkeen, jotta tiedot olisivat vielä tuoreita mielessäsi. Kirjoita minuuttimalli kirjoittaaksesi lisätiedot.
Levitä viralliset pöytäkirjat liitteenä olevalla lisäyksellä niiden takana kokoustyöryhmän jäsenille. Et ehkä halua odottaa seuraavaan kokoukseen, jos se on pitkälle tulevaisuudessa. Pikemminkin välittäkää sähköinen kopio pöytäkirjasta ja lisäyksestä sähköpostitse ryhmälle ja kerro jäsenille, että heidän palautteensa tai hyväksyntänsä on tervetullut. Jos kaikki ryhmän jäsenet hyväksyvät pöytäkirjan lisäyksellä, tästä tulee uusi työasiakirja.
Tuo pöytäkirja ja lisäys seuraavaan kokoukseen saadaksesi puheenjohtajan allekirjoituksen. Pöytäkirjasta tulee virallisia, kun puheenjohtaja on allekirjoittanut ne.
