Työtilastotoimiston mukaan Yhdysvalloissa on yli neljä miljoonaa sihteeriä ja hallinnollista avustajaa. Vaikka termejä sihteeri ja hallinnollinen avustaja käytetään usein keskenään, joissakin yrityksissä on joitakin tärkeitä eroja näiden kahden aseman välillä, mukaan lukien työtehtävät, vastuullisuus ja koulutuksen ja koulutuksen taso.
Sihteerin määritelmä
Yleensä sihteeri on joku, joka suorittaa tiukasti kirjoitus- ja tukitehtäviä, kuten kirjoitus, sanelu, arkistointi tai kopiointi. Sihteerit vastaavat myös puhelimiin ja välittävät viestejä, lajittelevat ja toimittavat postia sekä joissakin yrityksissä vastaanottoa. Sihteerit pitävät usein myös kokouspöytäkirjoja. Useimmissa tapauksissa sihteerit eivät valvota henkilöstöä tai heillä ei ole valtuuksia siirtää tehtäviä.
Hallinnollisen avustajan määritelmä
Hallinnollisilla avustajilla on vastakohtana sihteereille yleensä tehtäviä, jotka ulottuvat toimistotoimintojen ulkopuolelle. Hallinnolliset avustajat käsittelevät usein työnantajiensa kalentereita, tekevät matkajärjestelyjä, laativat asiakirjoja ja mahdollisesti työskentelevät esimiehensä ja muiden työntekijöiden kanssa hankkeissa. He hallinnoivat usein toimistolaitteiden ylläpitoa ja työskentelevät myyjien kanssa hankkiakseen tarvikkeita ja neuvottelemaan hintoja ja sopimuksia. Joidenkin yritysten hallinnolliset avustajat voivat myös valvoa muita toimihenkilöitä.
Koulutusvaatimukset
Vaikka on mahdollista purkaa lähtötason sihteeripaikan korkeakouluopetuksella, kehittyneemmille hallinnollisille tehtäville, kuten esimiehille tai johtajille, on yhä tärkeämpää, että ehdokkailla on korkeakoulututkinto tai merkittävä työkokemus, niin monta hallintoavustajaa työskentelee tiiviissä yhteistyössä korkean tason hankkeiden johtajien kanssa. Jotta voit työskennellä oikeudellisena tai lääketieteellisenä sihteerinä, sinun on yleensä saatava valmiiksi erikoisohjelma, jonka avulla voit oppia alan terminologian ja menettelytavat.
Taitovaatimukset
Erinomainen tietokone, toimistolaitteisto ja konekirjoitustaidot ovat vaatimus sekä sihteereille että hallinnollisille avustajille. On myös tärkeää, että meillä on hyvät viestintä- ja ihmissuhdetaidot, koska molemmat kannat vaativat yleensä vuorovaikutusta kansalaisten ja työtovereiden kanssa. Järjestö on tärkeä myös sihteereille ja hallinnollisille avustajille, koska heidän työnsä on usein keskittynyt muiden järjestämiseen. Työtilastotoimiston mukaan johtajat ja muut ammattilaiset ottavat enemmän tehtäviä, joita sihteerit perinteisesti hoitavat, kuten tekstinkäsittely, tiukasti toimihenkilöiden kysyntä heikkenee, kun taas hallinnollisten avustajien roolit laajenevat.
Maksaa
Yleensä hallinnolliset avustajat ansaitsevat enemmän kuin sihteerit. Työministeriön tilastokeskuksen mukaan sihteerin keskipalkka on 29 050 dollaria vuodessa vuodesta 2008. Oikeudelliset, lääketieteelliset ja toimeenpanevat sihteerit ansaitsevat enemmän, ja jotkut toimeenpanevat sihteerit ansaitsevat yli 50 000 dollaria vuodessa. Hallinnolliset avustajat ansaitsevat keskimäärin 40 030 dollaria vuodessa, ja jotkut johtajat avustavat yli 60 000 dollaria vuodessa. Todellinen palkka määräytyy maantieteellisen sijainnin, koulutuksen, kokemuksen ja teollisuuden mukaan.
2016 Palkkatiedot sihteereille ja hallinnollisille avustajille
Sihteerit ja hallinnolliset avustajat ansaitsivat keskimäärin 38 730 dollarin palkka vuonna 2016 Yhdysvaltojen työministeriön toimiston mukaan. Pienellä tasolla sihteerit ja hallinnolliset avustajat ansaitsivat 25 prosentin palkkion 30 500 dollaria, mikä tarkoittaa, että 75 prosenttia ansaitsi enemmän kuin tämä määrä. 75. prosenttipalkka on 48 680 dollaria eli 25 prosenttia ansaitsee enemmän. Vuonna 2016 Yhdysvalloissa työskenteli sihteerinä ja hallinnollisena avustajana 3 990 400 henkilöä.
