Monet yritykset, jotka eivät ole käteisperusteisia, saavat kirjanpidossaan myyntisaamisia. Nämä ovat määriä, jotka asiakkaat ovat velkaa yritykselle ja jotka yleensä kirjataan tuloslaskelmaan tuloiksi. Tämä prosessi voi olla haastava, ja usein vastaanotetaan rahaa, jota ei voida helposti soveltaa asiakastiliin. Tämän alan menettelytavat määrittelevät tekniikat, joiden avulla tämä työ on entistä virtaviivaisempi ja vähemmän aikaa vievä.
Menettely 1: Talletusrahastot
Talleta kaikki saadut shekit ja käteisvarat, vaikka niitä ei olisi voitu tunnistaa asiakkaiden kanssa myyntisaamisjärjestelmässä. Käsittele myös luottokorttimaksut nopeasti. Voit tehdä muistiinpanon talletusselosteessa tunnistamattomasta tarkistuksesta tilanteen dokumentoimiseksi. Talletuskappaleiden kopiot ovat yleensä saatavilla verkossa, mutta ei talletuskohteita. Tee kopioita kohteista, joita ei voida tunnistaa heti, ja toimittaa ne vastaanottopäivämäärän mukaan.
Menettely 2: Tutkimus
Poimi tiedosto vanhimmista kohteista ja toimi ensin. Yritä löytää samanlaisia nimiä järjestelmässä; asiakkaan nimi olisi voinut olla väärin kirjoitettu. Voit etsiä kaikkia avoimia laskuja, jotka vastaavat maksua tai muuta maksua koskevaa yksityiskohtaista tietoa. Joillakin kirjanpito-osastoilla on tiedostoja tunnistamattomista kohteista, jotka on ratkaistu niin, että jos saat toisen tarkastuksen samalta asiakkaalta, sinun ei tarvitse tuhlata aikaa tunnistusongelmilla.
Menettely 3: Ota yhteyttä myyntiosastoon
Ota yhteyttä myyntiosaston työntekijöihin ja kysy maksuja, joita ei voida sovittaa järjestelmään. Koska saamiset ovat myynnin osastolta, myyjät muistavat todennäköisesti myynnistä ja voivat antaa sinulle hyödyllistä tietoa.Rahat voisivat olla sellaisen myynnin ennakkomaksua, jota ei vielä ole tunnustettu, ja jos näin on, myyntiosaston on luotava saamiset järjestelmässä. Jos huomaat, että varoja on saatu myyntiin, joka ei liity myyntiosastoon, ilmoita asiasta vastaavalle yksikölle ja tilinpitäjälle.
Menettely 4: erityinen tili
Luo erityinen pääkirjan tili, jota käytetään tunnistamattomiin saamisiin. Tämä tili luodaan usein velaksi, jolla on luottotase. Kun saat tuntemattoman maksun, te veloitat käteistä ja luotot tunnistamattomista saamisista. Kun olet määrittänyt, mihin asiakkaaseen rahaa käytetään, voit kääntää lehden merkinnän ja syöttää tiedot vastaanotettavaan moduuliin. Vaihtoehtoisesti voit käyttää luottolomaketta saamisen luottoon ja vastikkeen nollaamiseen.
Menettely 5: Ota yhteyttä asiakaspalveluun
Jos myyntikeskuksessa ei löydy saatavaa, seuraava askel on ottaa yhteyttä asiakaspalveluun ja yrittää saada lisätietoja myynnistä. Joskus pienyritysten omistaja voi käyttää omaa nimeään myyntiin, mutta maksaa liiketoimintatarkistuksella, jota ei voida sovittaa mihinkään tiliin. Jos puhelinnumero ei ole tarkistuksessa, saatat joutua käyttämään Internetiä yhteystietojen löytämiseen. Varmista, että sinulla on sekki tai kopio valintasi edessäsi puhuessasi asiakkaan kanssa, jotta voit antaa mahdollisimman paljon tietoa.
Menettely 6: Uusi saaminen
Jos kohtuullisen ajan kuluttua et vieläkään löydä asiakasta järjestelmässäsi, pyydä rekisterinpitäjää lupaa luoda uusi saaminen järjestelmään, lisätä huomautus tilanteesta ja soveltaa tarkistusta tähän uuteen tiliin. Tarkastuksen määrästä riippuen ei ole syytä viettää yli tunnin tai yrittää soveltaa varoja sopivaan tiliin. Jos sinulla on liian monta näistä kohteista, tapaa myyntiosaston henkilökunta selvittääkseen, mikä on tämän ongelman takana ja yritä korjata se.
