Yrityskirjeen kirjoittaminen jollekin, jota et tiedä, ei yleensä ole vaikeampaa kuin kirjoita kirje jollekin, jolle olet jo perehtynyt. Kirjeen muodon tulisi kuitenkin olla ammattimainen ja noudattaa liiketoimintaa koskevaa viestintäetikettiä. Ennen kuin aloitat kirjeen, varmista, että tiedät, miten kirjoitat vastaanottajan nimen oikein, ja anna henkilön oikea nimi ja osoite.
Käynnistä kirje, jossa on oikea liiketoiminnan esittely tuntemattomalle henkilölle, kuten "Dear Mr. Smith" tai "Dear Ms. Johnson", käyttäen henkilön omaa sukunimeä. Jos kirje on osoitettu naiselle, jonka siviilisääty on tuntematon, käytä etuliite "Ms." Lopeta esittely kaksoispisteellä pilkun sijaan, jos kirje on luonteeltaan muodollisempi.
Esittele itsesi vastaanottajalle, koska et ole vielä tavannut. Selitä, miksi kirjoitat kirjeen ensimmäisessä kohdassa.Siirrä ammattitaitoisesti kyselysi tarkoitus ja mitä sinulta kysytään vastaanottajalta.
Kirjoita kirjain sopivaan muotoon. Käytä kappaleita, jotka on huuhdeltu sivun vasemmalle puolelle, ja välttää kappaleiden syvennyksiä. Lisää yksi kohta kunkin kohdan jälkeen. Lopeta kirje, jossa on yrityskohtainen allekirjoitus, kuten "Ystävällisin terveisin".
Käytä ammatillista ja objektiivista ääntä kirjeen tekstissä. Jatka puolueettomasti ja ystävällisesti samalla kun pidätte kunnioitusta. Sisällytä kiitos hänen aikansa.
