Palkkalaskenta on moniulotteinen tehtävä, jonka työnantajan on suoritettava. Työnantajan on noudatettava Yhdysvaltain työministeriön palkka- ja palkkatason standardeja sekä sisäisen tulopalvelun palkanmaksujärjestelmää. Lisäksi sen on täytettävä valtion palkkahallintovaatimukset. Palkkalaskenta-tarkistuslistan avulla varmistetaan noudattaminen.
Palkan käsittely
Tarkistuslistan tulisi sisältää palkkakäsittelytehtävät kullekin palkkausjaksolle. Tämä sisältää kaikki vaiheet, jotka ovat tarpeen palkan käsittelemiseksi alusta loppuun. Jos on olemassa useita maksuaikoja, kuten kahden viikon välein ja puolivuosittain, valmistele erilliset tarkistuslistat jokaiselle palkkajaksolle sekaannuksen välttämiseksi. Esimerkiksi, jos kaikki tuntihenkilöt maksetaan kahdesti viikossa ja kaikki palkalliset työntekijät maksetaan puolivuosittain, tarvitaan erilliset tarkistuslistat, koska molemmat palkkaryhmät käsitellään eri tavalla.
Palkkakäsittelyn tarkistuslista voi sisältää vaiheet, joilla vahvistetaan aikakortin esityksiä, aikakortin laskenta ja palkka-aika-tunnusten syöttäminen järjestelmään. Siihen pitäisi sisältyä askel sen varmistamiseksi, että palkatut työntekijät saavat säännöllistä palkkaa palkka-ajalta. Lisäksi sen olisi sisällettävä muutoksia työntekijöiden palkanlaskentatietoihin, kuten osoitteen ja vähennysten muutoksiin, palkkamuutoksiin, kuten palkankorotuksiin ja mitätöintitarkastuksiin sekä uuteen vuokraus- ja irtisanomiskäsittelyyn. Se voi myös sisältää lisäkorvauksen, kuten ylityöt, irtisanomiset, bonukset ja palkkiot.
Vähennysten käsittely
Palkkasummien vähennykset sisältävät lakisääteisiä / tahattomia vähennyksiä. Jälkimmäinen tarkoittaa sitä, että vähennys on oikeudellisesti sitova. Lakisääteiset vähennykset sisältävät liittovaltion tuloveron, sosiaaliturvamaksun ja Medicare-veron, ja useimmissa tapauksissa valtion tulovero. Työnantaja on vastuussa näiden verojen pidättämisestä työntekijöiden palkkioista. Lisäksi se on vastuussa palkanlaskennan veroista. Tarkistuslistan tulisi sisältää vaaditut lakisääteiset vähennykset. Lakisääteisiin vähennyksiin sisältyvät myös palkkamenot ja lastituet, jotka eivät lähetä tilauksia. Sisällytä ne tarvittaessa tarkistuslistaan.
Vapaaehtoiset vähennykset ovat sellaisia, joita yritys tarjoaa, kuten eläke- ja terveyshyödyt, henki- ja työkyvyttömyysvakuutus, hyväntekeväisyysmaksut, pysäköintimaksut, ammattiyhdistysmaksut ja lainan takaisinmaksu. Tarkastuslistan ei tarvitse luetella kaikkia vapaaehtoisia vähennystyyppejä, mutta sen pitäisi sisältää vapaaehtoisten vähennysten tarkistaminen. Kun palkkahallinnon edustaja on perehtynyt palkkalistoihin, on helppo tietää, mitkä vähennykset vaikuttavat työntekijöihin.
Pay Generation
Tarkistuslistan tulisi sisältää vaiheet, joilla tulostetaan palkkakirjoja ja maksetaan tynnyriä ja luodaan suora talletustiedosto. Sisällytä vaihe esikäsittelyraportin tulostamiseen, jonka avulla palkkasummien edustaja voi tarkistaa - ja tarvittaessa muuttaa - palkanlaskenta ennen palkkakirjojen tulostamista ja ennen suoran talletustiedoston luomista. Lisäksi, jos palkkakirjat on toimitettava tietylle henkilölle palkkahallinnon jälkeen, ilmoita tämä tarkistuslistalla.
Jälkikäsittelyä
Kun palkanlaskenta on käsitelty, asiaankuuluvat tiedot on toimitettava tietojen säilyttämiseksi. Tarkistuslistan tulisi ilmoittaa eri palkanlaskennan raportit, jotka on tehtävä. Lisäksi siihen olisi sisällyttävä tarvittavat raportit liittyville osastoille, kuten kirjanpito tai rahoitus ja henkilöstöresurssit. Jos näiden tai muiden osastojen kanssa tarvitaan lisää vuorovaikutusta, sisällytä se tarkistuslistaan. Jos esimerkiksi ulkopuolinen veroyhtiö hoitaa yrityksen palkanlaskennan veroasioita, tarkistuslistan tulisi sisältää, miten palkkasumman verotiedostot voidaan välittää veroyhtiölle.
