Business-puheposti on erilainen kuin koti- tai solukkopuhelussa, koska sen on välitettävä enemmän tietoa ja sillä on ammattilainen eikä tuttu sävy. Yrityksen ääniviestin osiin sisältyy tervehdys (jossa ilmoitetaan nimesi ja yrityksesi nimi), elin (jonka avulla ihmiset tietävät, mitä odottaa palautetuista viesteistä) ja arvoitus (joka on yleensä yksinkertainen "kiitos").
Tervehdys
”Kiitos, että soitit yrityksen nimi. Olet saavuttanut nimesi työpöydän. Olen tällä hetkellä toimistossa ja en voi soittaa puheluun. Jätä nimi, puhelinnumero ja yksityiskohtainen viesti, ja palautan puhelun mahdollisimman pian. Kiitos."
Sen sijaan, että sanoisit "mahdollisimman pian", voit halutessasi ilmoittaa, kuinka pian lähetät viestin, kuten kaksi työpäivää.
Kiireinen
Huomautus: vaikka kiireiset tervehdykset voivat olla hyödyllisiä, ne voivat joskus osoittautua hankaliksi, koska viestin jättävä henkilö voi odottaa, että puhelu palautetaan aikaisemmin.
”Kiitos, että soitit yrityksen nimi. Olet saavuttanut nimesi työpöydän. Olen tällä hetkellä toisessa puhelussa. Jätä nimi, puhelinnumero ja yksityiskohtainen viesti, ja palautan puhelun mahdollisimman pian. Kiitos."
Yksityiskohtainen
Yksityiskohtaiset tervehdykset ovat hyödyllisiä, koska ne näyttävät olevan ammattimaisempia; yksityiskohtaiset tervehdykset ovat kuitenkin usein tylsiä pitää yllä.
”Kiitos, että soitit yrityksen nimi. Tänään on mitä viikonpäivää ja olet saavuttanut nimesi työpöydän. Olen poissa toimistosta päivämäärä klo aika. Jos tarvitset apua ennen sitä, ota yhteyttä henkilön nimi osoitteeseen puhelinnumero. Kiitos."
