Yrityksen sisäisen valvontajärjestelmän suunnittelu suunnittelee ja ymmärtää yrityksen yksityiskohtaiset toiminnot. Sisäiset valvontatoiminnot käyttävät useita tarkoituksia, mutta tärkeimpiä ovat sen varmistaminen, että liiketoiminta toimii suunnitellusti ja estää työntekijöiden mahdollisuuksia väärinkäyttää tavaroita tai rahaa. Sisäiset valvontatoiminnot mahdollistavat yrityksen omistajalle, että kaikki tietävät, että kaikki toimii kunnolla ilman, että sinun täytyy itse valvoa operaatioiden kaikkia puolia.
Tarkista jokainen yrityksesi tärkeimmistä prosesseista: tuotanto, varastonhallinta, myyntisaamiset, ostovelat, pankkien sovittelu ja muu prosessi, jossa voi olla mahdollista toteuttaa petos varkaudella tai salauksella. Laita nimet tai työnimikkeet prosessin jokaiselle osalle, josta henkilö on vastuussa. Jos et ole varma, miten prosessi toimii, viettää aikaa "kentällä" ja tarkkaile prosessia tai kysy vastuussa olevia.
Arvioi jokaisen prosessin jokainen vaihe heikkouksiin, jotka mahdollistavat yrityksen varastojen varastamisen. Keskity aloille, joilla yksittäisellä henkilöllä on sekä varojen säilyttäminen että niiden kirjanpito. Esimerkiksi, jos yhdellä työntekijällä on määräysvalta kassakoneessa ja se vastaa myös sen yhteensovittamisesta yön lopussa, työntekijällä on mahdollisuus varastaa rahaa ja piilottaa se väärentämällä sovintoa. Toinen esimerkki on, että yksi työntekijä on vastuussa saapuvan postin avaamisesta ja että se on myös vastuussa postilähetyksistä saatavien tilien vastaanottamisesta.
Muuta menettelyt niille alueille, joilla olet arvioinut heikot sisäiset valvontatoimet. Erota valvontatoiminto raportointitoiminnosta aina kun se on mahdollista. Vaikka sinulla ei välttämättä ole tarpeeksi työntekijöitä, jotta jokaisella on jokaisen työn tekeminen, vaihtoehtoisten toimintojen joukossa työntekijöiden kesken on erotettava yhteensopimattomat toiminnot aina kun se on mahdollista.
Dokumentoi uudet menettelyt perusteellisesti ja perehdy työntekijöihin. Pyydä työntekijöiltä palautetta siitä, kuinka tehokkaasti uudet menettelyt ovat. On tärkeää varmistaa, että menettelyt ovat järkeviä liike-elämän ja toiminnan kannalta eikä pelkästään valvonnana. Säädä menettelyt palautteen mukaan, mutta pidä aina mielessä valvonnan tarkoitus.
Toteuta pakollinen lomapolitiikka, jos et ole jo tehnyt sitä. Suurin osa yritysten kroonisista varkaudesta aiheutuvista ongelmista on sallittua jatkaa, koska kukaan muu ei koskaan tee varkauden tehtäviä.Kun työntekijät joutuvat turvautumaan lomaan ja joku muu täyttää heidät, he eivät voi peittää rikollisuutta. Tämä politiikka voi estää varkauden ja paljastaa sen, jos se tapahtuu.
vinkkejä
-
Arvioi sisäisen valvonnan tehokkuutta vähintään kerran vuodessa ja paranna niitä tarvittaessa.
Varoitus
Älä pelkää toteuttaa vahvoja sisäisiä valvontatoimia, koska pelkäät, että työntekijät ajattelevat, ettet luota niihin. Rehelliset työntekijät haluavat työskennellä kunnolla suunnitellussa ympäristössä.
