Kun haet avustusta, sinun on yleensä toimitettava ehdotettu budjetti sekä loput ehdotuksesi. Lähes kaikissa tapauksissa talousarvioon on liitettävä budjettikertomus. Tämä apurahapaketin osa auttaa selittämään, ja mikä tärkeintä, perustele ehdotetun budjetin numerot. Vahva, tuettu ja hyvin kirjoitettu budjettikertomus auttaa vakuuttamaan apurahan myöntämisestä vastaavat henkilöt, että organisaatiosi ja projektisi ovat voittajajoukko monipuolisen ehdokkaiden joukossa.
Mikä on budjettikertomus?
Avustusohjelmissa edellytetään usein, että hakijat täyttävät ohjelmakohtaiset suuntaviivat, mutta useimmat apupaketit vaativat, että ehdotukseen sisältyy suunniteltu talousarvio ja siihen liittyvä budjettikertomus. Kerronta voi sisältyä ehdotuksen erilliseen osaan, tai se voidaan liittää talousarvioon eräiden budjettikohtien liitteenä olevina kohdina tai muistiinpanoina. Vaikka budjettiosan tarkoituksena on antaa lukijalle itsestään selvä käsitys numeroista, kertomuksen tulisi olla perusteltua talousarvion perustelemiseksi sekä kokonaisuudessaan että yksityiskohtaisesti. Jokaisen budjettikohdan asianmukainen ja täsmällinen perustelu on erityisen tärkeää suurten avustusten kannalta. Kertomuksen yksityiskohdissa on autettava selittämään, miten ja missä apurahat vaikuttavat myönteisesti, jos ehdotus hyväksytään.
Mikä on budjettikertomuksen tehtävä?
Budjettikertomuksen tarkoituksena on sekä selittää että perustella ehdotetun suunnitelman kustannukset. Jotta budjettikertomus olisi tehokas, se on kirjoitettava selkeästi ja suppeasti yksinkertaisella kielellä. Kertomuksessa selitetään, miksi kukin erityinen kustannus on välttämätön ehdotuksen tavoitteiden ja avustusohjelman tavoitteiden saavuttamiseksi. Jotta työ olisi helpompaa ja yksinkertaisempaa, luo budjetti ja budjettikertomus suunnilleen samaan aikaan. Teos, jonka teet yhden osan luomiseksi, ilmoittaa ja muokkaa välttämättä toista, ja päinvastoin.
Miten järjestät budjettikertomuksen?
Yleisesti ottaen budjettikertomukset järjestetään talousarvion organisaation mukaisesti, koska sen tarkoituksena on selkeyttää ja perustella talousarvio. Luodaan kertomus, joka jäljittelee itse talousarvion organisaatiorakennetta, auttaa vahvistamaan tietojasi ja yhteenvetoehdotuksen merkitystä lukijalle.
Aloita luokittelemalla jokaisen narratiivisi osan budjetti itse. Voit halutessasi kirjoittaa erillisen osan epätavallisen kalliista kohteista sen sijaan, että ne ryhmitettäisiin yhteen kappaleeseen. Muussa tapauksessa kukin tuote olisi käsiteltävä omassa kohdassa, asianmukaisessa luokassa. Sisällytä tarkat tiedot siitä, miksi kyseiset kustannukset ovat välttämättömiä, miten se liittyy ohjelmaan ja miten se edistää avustuksen tavoitteita. Lisää myös dokumentoitua tukea tuotteelle, sen kustannuksille ja tietylle lähteelle.
Mikä on esimerkki budjetin jakautumisesta?
Yksi esimerkki budjetin jakautumisesta sisältää seuraavat ryhmät:
- Henkilöstö ja konsultit (tai vuorotellen ne kahteen erilliseen luokkaan)
- Luontoisedut
- Matkustaa
- Muut sopimukset ja palvelut
- Työkalut / Laitteet
- Tarvikkeet ja materiaalit
- Ohjelman tulot
- sekalainen
Apurahoilla, joille olet hakenut, voi olla omat erityisvaatimuksensa ehdotukselle yleensä tai erityisesti talousarvioon ja budjettikertomukseen. Tarkista aina avustuksesi vaatimukset ennen ehdotuksen ja budjettikertomuksen viimeistelyä. Useimmat avustukset odottavat budjettikohtien luokittelua.
Kirjoita ystävälle
Jotta budjettikertomuksen sisältö olisi tehokas, sen pitäisi olla täsmällinen, kohtuullinen, käytännöllinen ja hyvin järjestetty. Muista, että kertomuksen tarkoituksena on perustella ehdotetut kustannukset ja kustannukset sekä todistaa, että ne ovat sekä perusteltuja että tarpeellisia. Voit luoda jokaisen jakson ja budjettikohdan kertomuksen luonnoksen lähestyessäsi tehtävää ikään kuin selittäisit kiinnostuneelle ystävälle, joka ei ole täysin yhteydessä ohjelmaan, yrityksesi, apurahasi tai rahoittajaorganisaationne. Tämä henkilö haluaa tietää enemmän, mutta hänellä ei ole ammatillista taustaa tai sanastoa ymmärtääkseen tavoitteesi vaistomaisesti. Sinun täytyy selittää tämä kiinnostunut, kokematon ystäväsi käyttäen selkeitä, yksinkertaisia termejä ja suoraviivaista päättelyä.
Kirjoita jokainen kerronta-osio ikään kuin puhut suoraan tälle henkilölle. Tämä auttaa luomaan prosessikertomuksen keskusteluvirralla käyttäen yksinkertaista ja selkeää kieltä. Kun olet kirjoittanut täydellisen luonnoksen kertomuksen käyttämällä tätä lähestymistapaa, voit palata ja tarkistaa tekstiä virrata sujuvammin ja korjata mahdolliset luettavuusongelmat.
Toista numerot selkeyden vuoksi
Toista tarkat hinnat kertomuksessasi, olettaen, että kertomuksesi on erillisessä osassa ehdotusta. Tämä helpottaa lukijan ymmärtämään budjettiasi ja yksityiskohtia siitä, miten varoja käytetään. Jos budjetti perustuu ennusteisiin, selitä, miten olet arvioinut kustannukset, ja jos sinulla on ulkopuolisia palveluntarjoajia koskevia kirjallisia lainauksia tai arvioita, liitä ehdotuksen liitteet liitteinä.
Edelleen jatka oletusta, että lukijasi ei välttämättä ymmärrä, miten jokainen kohde on tarkoitus käyttää tai mitä sen tarkoitus on tavoitteiden saavuttamisessa. Sisällytä selkeät kuvaukset siitä, miten tuotetta käytetään, tai mitä palvelu osallistuu ehdotettuun ohjelmaan.
