Avustuksen hallinnoija on vastuussa avustushakemusten valvonnasta, avustusten varojen seurannasta ja sen varmistamisesta, että kaikki avustustoimet ovat sopimuksen mukaisia. Järjestelmänvalvojan on tunnettava kaikki määräajat ja mitattavissa olevat tulokset ja tuotettava kirjeenvaihto, laadittava raportteja ja pidettävä kirjaa, jotta voidaan osoittaa, että kaikki avustuksen ehdot täyttyvät. Tietojen keruu, tietojen syöttäminen ja analysointi ovat osa prosessia. Avustusten hallinnointi on ammattitoiminta, joka vaatii yksityiskohtaista huomiota ja teknistä asiantuntemusta.
Järjestää
Kerää ja järjestä apurahahakemus, kaikki vakuusmateriaalit ja siihen liittyvä kirjeenvaihto. Käytä apurahoja organisaation lähtökohtana, esimerkiksi jokaisen mitattavissa olevan tuloksen tiedosto. Tiedostoon kerätyt tiedot on toimitettava, joten tiedot ovat helposti saatavilla, kun on aika tehdä kuukausittaisia tai vuoden lopussa raportteja. Avustuksen asianmukaiseen hallinnointiin liittyy paljon paperityötä, ja se on järjestettävä huolellisesti.
Tunnista ja toimita vaadittavat lomakkeet sopimuksessa määritellyllä tavalla ja aikataulussa. Luettelon ja aikataulun luominen prosessin alkuvaiheessa auttaa varmistamaan noudattamisen.
Määritä ja toteutetaan tietojenkeruujärjestelmät, jotka ovat tarpeen avustuksen ehtojen täyttämiseksi. Jokainen mitattavissa oleva tulos, joka on määritelty avustuksessa, on osoitettava dokumentoimalla. Jos esimerkiksi lupasit rekisteröidä 50 opiskelijaa, sinun täytyy olla kirjautumislomakkeita ja kirjautumissivuja.
Tarkkaile budjetteja: Seuraa kuluja varmistaaksesi, että ostot ja menot tehdään budjettikohtien mukaisesti, ja julkaista määräajoin menoja koskevat raportit, jotta henkilöstö tietää, missä ne ovat ostos- ja budjettirajoitusten suhteen.
Hanki hyväksyntä avustussopimusten muutoksille, kuten sopimusehdoissa sallitaan, kun avustusjakso etenee ja muutosten tarve tulee näkyviin. Organisaation toimitusjohtajan on hyväksyttävä kaikki avustusehtojen muutokset.
Tarkkaile edistymistä kohti tavoitteita ja luvattuja tuloksia ja ehdottaa muutoksia, jos niitä ei saavuteta. Jos osallistumistavoitteita ei saavuteta, esimerkiksi rekrytoinnista vastaava henkilöstön jäsen on varoitettava, jotta he voivat ryhtyä korjaaviin toimiin.
vinkkejä
-
Kirjoita järjestelmänvalvojan palkka avustukseen budjettikohdaksi. Jos järjestelmänvalvoja käsittelee useampaa kuin yhtä apurahaa, kirjoita ne prosentteina ajasta, jonka he tarvitsevat kunkin avustuksen hallinnoimiseksi.
Varoitus
Älä tee virhettä odottaen, että nykyinen henkilöstö löytää aikaa hallita suurta apurahaa. Apurahat, joiden arvo on 100 000 dollaria ja enemmän, edellyttävät paljon aikaa ja asiantuntemusta sen varmistamiseksi, että noudattaminen ja noudattaminen on välttämätöntä, jos toivot varmasti rahoitusta tulevaisuudessa.
