Jotta viestintä olisi tehokasta, sen pitäisi sisältää seitsemän avainelementtiä. Yleisö käsittelee viestintää suullisesti tai kirjallisesti. Yleisö voi koostua yhdestä tai tuhannesta. Jos haluat viestiä tehokkaasti jollekin henkilölle tai ihmisryhmälle, olipa kyse siitä puhuttu tai kirjoitettu, sisällytä nämä viestit viestiin.
Rakenne
Viestintäprosessin tulisi sisältää hyvä rakenne. Tämä viestintäelementti on avaamisen, kehon luominen ja sulkeminen puheita ja kirjeitä varten. Avaus kertoo yleisölle aiheesta, keho selittää sen ja sulkeminen sitoo sen kaikki yhteen.
selkeys
Viestintäprosessin toinen elementti on selkeys. Puhujan antaman viestin on oltava selkeä, jotta yleisö voi ymmärtää aiheen ja sen tarkoituksen.
johdonmukaisuus
Johdonmukaisuus on myös tärkeä osa viestintää. Viestin välittäjän on varmistettava, että se ei sisällä epäjohdonmukaisuuksia, jotka aiheuttavat sekaannusta kuuntelijoille.
keskikokoinen
Medium viittaa viestin välittämiseen. Viestit välitetään monin tavoin, esimerkiksi kirjeiden, puheluiden, muistioiden, puheiden, ääniviestien ja televisiolähetysten kautta. Oikean välineen valitseminen viestinnälle on elintärkeää, ja se olisi valittava talousarvion ja tarkoituksen mukaan. Kun valitset median, määritä paras ja kustannustehokkain tapa saada viesti.
Merkityksellisyys
Toinen olennainen osa viestintää on osuvuus. Selvitä, onko antamasi viesti olennainen yleisölle, joka vastaanottaa sitä. Jos viesti koskee tilastoja, varmista, että yleisö ymmärtää esittämäsi suhteet ja tiedot.
Ensisijaisuus ja hiljaisuus
Yleisö ei aina ymmärrä koko viestiä, vaan saattaa muistaa vain puheen tai keskustelun alusta ja lopusta. Tätä käsitettä kutsutaan "ensisijaiseksi ja hiljaiseksi". Kun viestiä lähetetään, pidä tämä elementti mielessä. Tarjoa tärkeimmät yksityiskohdat, joita yleisö ymmärtää viestin alussa ja lopussa.
Seitsemän Plus- tai Minus Two -psykologinen sääntö
Liikeviestinnän tekijän Lee Hopkinsin mukaan psykologit uskovat, että ihmiset säilyttävät tietoja aivoissaan klustereissa. Tämän vuoksi tämä sääntö luotiin ja todetaan, että ihmiset voivat muistaa vain viisi ja yhdeksän tietoa kerrallaan. Tämä lasketaan aloittamalla seitsemällä ja lisäämällä tai vähentämällä kaksi.
