Talousarvio on ensisijainen väline, jolla talousanalyytikot hallitsevat kustannuksia ja variaatioita talousarviosta. Vertaamalla talousarviota todellisiin lukuihin analyytikot pystyvät tunnistamaan budjetoitujen ja todellisten kustannusten väliset erot. Mitä suurempi varianssi on, sitä enemmän apua tarvitaan hallinnan kannalta. Paras tapa hallita vaihteluita on kuukausiraporttien ja säännöllisten kokousten järjestäminen keskustelemaan näistä poikkeamista johdon ja osastopäälliköiden kanssa. Näin voit myös pitää tiettyjä johtajia vastuullisina budjettivarianssien minimoimiseksi.
Pyydä kopio uusimmasta talousarviosta. Ei ole harvinaista, että budjetit tarkistetaan jatkuvasti, joten varmista, että sinulla on viimeisin budjettiraportti.
Hanki viimeisin kustannusraportti. Tämä raportti sisältää organisaation todelliset luvut. Omaisuuden poistaminen käytöstä tarkoittaa sitä, että se vähennetään tuloista nettotuloksen saamiseksi.
Vertaa budjettiraportin ilmoittamia todellisia numeroita. Tutki varianssin syytä ja tunnista osasto tai ryhmä, joka on ensisijaisesti vastuussa varianssista. Anna budjettiraportti ylemmän tason johdolle.
Pyydä suosituksia varianssin sulkemiseksi ja seuraamaan osastopäällikön kanssa, että suositukset toteutetaan. Kustannusten leikkaaminen, uusien menojen välttäminen ja varojen tai työvoiman uudelleen jakaminen ovat joitakin menetelmiä varianssin sulkemiseksi.
Jatka budjetin vertaamista todellisiin lukuihin, kunnes budjettivarianssi on minimaalinen.
