Internetin ja suuryritysten aikakaudella et tiedä joskus, kenelle sinun pitäisi käsitellä kirjeenvaihtoa. Jopa yrityksen tai säätiön sivustot eivät aina ole apu; usein osastopäälliköiden nimet eivät ole luettelossa, tai et löydä edes mitään tietoa, paitsi yrityksen osoite. Kuitenkin yritykset eri puolilla maata saavat kirjeitä päivittäin, vaikka niillä on salaperäinen osoite ja julkinen työntekijähakemisto.
Etsi yritys verkossa. Napsauta linkkiä, joka kertoo "Ota yhteyttä;" jos tämä linkki ei ole yläreunassa, se on yleensä sivun alareunassa pienten lisälinkkien luettelossa.
Aloita kirjain kirjoittamalla osoite ilman nimeäsi. Ohita rivi ja kirjoita koko päivämäärä.
Etsi osasto tai yhteystiedot ja kopioi osoite. Jos et löydä osaston osoitetta, käytä yleistä yrityksen osoitetta. Liitä tämä osoite kirjaimeen.
Kirjoita henkilön ja hänen osastonsa nimi yrityksen osoitteen yläpuolelle kirjeeseen, jos tiedät tämän tiedon. Jos sinulla ei ole nimeä tai osaston nimeä, ota koulutettu arvaus, mihin osastoon tarvitset. Esimerkiksi suurten yritysten tai säätiöiden yhteiset osastot sisältävät "inhimillisiä voimavaroja", "markkinointia" ja "asiakassuhteita". Vaikka olisit väärässä osaston nimen kanssa, yleisen osaston luettelo auttaa vastaanottovirkailijaa ohjaamaan kirjeenne oikein.
Osoita kirje "Hyvä herra. (Sukunimi):" jos tiedät vastaanottajan nimen tai "Dear Sir tai Madam:" jos et tiedä asianomaisen osaston päällikön nimeä. Älä koskaan kirjoita "Kenelle se voi koskea:" koska se kuulostaa epätarkalta.
Täytä loput kirjaimesta.
Kopioi koko yrityksen osoite ja osasto ja työntekijän nimi tarvittaessa kirjekuorelle.
