Faksit ovat keskeisiä asiakirjoja monilla toimialoilla, koska ne tarjoavat laillisen faksin. Esimerkiksi ne toimivat oikeudellisena asiakirjana tuonti- ja vientiteollisuudessa, jossa puolueet sijaitsevat usein tuhansia kilometrejä toisistaan. Faksien kielteinen on se, että ne voivat helposti eksyä tai lähettää väärään paikkaan, elleivät ne anna erityisiä ohjeita vastaanottajille. Faksin kansilehdet tulevat sisään. Faksin kansilehdet voivat vaihdella käsin kirjoitetuista tyhjän paperikappaleen ohjeista ammattimaisesti muotoiltuihin lomakkeisiin, jotka on täydennetty yrityksen logolla, nimettyjen tilojen eritelmät, puhelinnumerot, perustietojen valintaruudut ja paikka kirjoittaa ohjeita. Oman faksin kansilehden luominen ilmaiseksi on yksinkertainen prosessi.
Faksin kattavat levyt ovat ilmaisia
Tarkista tekstinkäsittelyohjelmistostasi, onko sillä ilmainen faksien kansilehdet, jotka löytyvät etsimällä tietokoneesi malleja. Esimerkiksi Microsoft Word tarjoaa malleja (katso resurssit). Microsoft-mallit, kun ne avataan, voidaan tallentaa tietokoneeseen, jos käytät Microsoft Wordia.
Tee oma faksi-kansilehti tekstinkäsittelyohjelmasi avulla ja noudata perusmuotoa.
Käsittele oma faksien kansilehti, jos sinulla ei ole kätevää tietokonetta. Tämä saa aikaan työn, mutta sillä ei ole digitaalisesti suunnitellun kansilehden ammattitaitoa.
Faksin kansilehden muoto
Laita sana "Faksi" tai "Faksilähetyspeite" suuriin kirjaimiin arkin yläreunassa. Tämä tunnistaa sen kansilehdeksi erillään lähetettävästä asiakirjasta.
Peruste jätti seuraavat otsikot tässä järjestyksessä ohittaen rivin kunkin: "Päivämäärä:", "Lähettäjä:", "Lähettäjän puhelin:" ja "Palauta faksinumero:" Nämä tunnistavat faksilähteen, jotta se voidaan helposti havaita jos vastaanottaja odottaa sitä. Ne sisältävät myös lähettäjän tarvittavat yhteystiedot.
Ohita kaksi tai kolme riviä ja jatka näiden otsikoiden kanssa: "Vastaanottaja:", "Faksinumero:" ja "Puhelinnumero:" Vastaanottajan tunnistaminen varmistaa, että faksi tekee sen oikeaan kohteeseen. Vastaanottajan faksinumeron asettaminen helpottaa oikean numeron avaamista faksilaitteeseen ilman muistiinpanoja. Vastaanottajan puhelinnumeron saaminen mahdollistaa sen, että lähettäjä voi asettaa pikayhteyden vahvistamaan faksin vastaanottamisen tai onko se vioittunut lähetyksessä.
Ohita pari riviä ja lisää otsikko, jossa sanotaan, että "Sivuja sisältävien sivujen lukumäärä": Sanomalla, että sivujen lukumäärä sisältää kansilehden, vältetään sekaannus.
Ohita kaksi tai kolme riviä ja merkitse otsikko "Aihe:". Lähettäjä voi lyhyesti selittää liitteenä olevan asiakirjan.
Laita otsikko "Huomautukset:" kohtaan "Aihe", jotta lähettäjä voi kirjoittaa ohjeita, kuten "Toimita välittömästi rouva Jonesille" tai "Soita minulle, kun saat tämän" tai "Tarkista tämä, allekirjoita ja faksaa takaisin."
vinkkejä
-
Selkeys on faksilokeron tärkein laatu. Lihavoitu otsikot, jos luot arkkia tekstinkäsittelyohjelmassa. Jos kirjoitat arkin käsin, tulosta selkeästi ja korosta otsikot.
