Kirjanpitojärjestelmää luotaessa yritysten ja voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden on luotava puitteet sisäiselle valvonnalle. Sisäinen valvontaprosessi auttaa varmistamaan, että järjestelmä toimii hyvin ja että kaikki mukana olevat työntekijät toimivat odotetusti. Tällaisen olennaisen liiketoimintatehtävän saaminen antaa kohtuullisen varmuuden vähentämällä virheiden todennäköisyyttä ja turvaamalla organisaation omaisuutta. Merkityksensä vuoksi yritykset pitävät hyvin sisäisen valvonnan perusperiaatteita.
vastuut
Yritysten on määriteltävä selkeästi vastuut. Erityisten velvollisuuksien antaminen yksilöille varmistaa, että he ymmärtävät, mikä on heidän osuutensa sisäisen valvonnan ylläpitämisessä. Jos sisäistä valvontaa ei johdeta johdonmukaisesti, tehokas sisäinen valvontajärjestelmä tekee selväksi, kuka ei suorita sille osoitettua tehtävää.
Tietueiden säilyttäminen
Muisti ei ole mitätön työkalu, varsinkin kun käsitellään suuria määriä tietoa tai tapahtumia. Oikeiden tietojenkäsittelymenettelyjen ansiosta yritykset voivat saada täsmällisen tapahtumahistorian. Tällaiset historialliset tiedot antavat yritykselle mahdollisuuden viitata siihen myöhemmin, jos ilmenee ongelma tai jos selvennys on tarpeen.
Vakuutus ja sidonta
Valitettavasti jopa paras sisäinen valvontajärjestelmä ei ehkä estä omaisuuden menetystä. Vahvistamalla varoja ja työntekijöiden sitoutumista organisaatio voi olla varma siitä, että se palautetaan omaisuuserän arvosta, jos omaisuus varastetaan tai muutoin väärennetään.
Omaisuusrekisterit ja säilytys
Sisäisen valvonnan järjestelmässä ihmiset, joilla on fyysinen pääsy käteisvaroihin ja muihin varoihin, eivät ole samat henkilöt, jotka pitävät kirjaa kyseisestä omaisuudesta. Jos esimerkiksi pienten käteisrahastojen pitämisestä vastuussa oleva henkilö oli sama henkilö, jolla oli avain pikku käteispakkaukseen, kyseisen henkilön olisi helppo auttaa itseään käteisellä samalla, kun väärennetään pikku käteistä. Henkilöt, jotka pitävät kirjaa omaisuuseristä, eivät saisi pystyä fyysisesti käyttämään omaisuuttaan, joita hän seuraa.
Vastuu liittyvistä liiketoimista
Joskus on suoritettava useita tehtäviä yhden tapahtuman suorittamiseksi. Tässä tapauksessa on tärkeää, että erilaiset työntekijät suorittavat erikseen tehtävät, jotka muodostavat tapahtuman. Näin varmistetaan, että tehtävän suorittamiseen osallistui useampi kuin yksi henkilö, mikä lisää todennäköisyyksiä, että virheitä tai petollisia tekoja havaitaan.
Teknologiset tarkastukset
Varkaudenesto hälytykset, elektroniset näppäimistöt ja muut teknologiaan perustuvat turvaominaisuudet voivat auttaa organisaatioita suojelemaan omaisuutta. Teknologia voi usein mennä sinne, missä ihmiset eivät voi, ja ne voivat olla töissä 24 tuntia vuorokaudessa ilman ylimääräistä palkkaa tai taukoja. Älykkäät yritykset lisäävät sisäistä valvontajärjestelmäänsä sopivalla ja kustannustehokkaalla tekniikalla.
Riippumaton tarkastelu
Yritysten on tarkasteltava sisäisiä valvontajärjestelmiä säännöllisesti. Tämän pitäisi tehdä henkilö, joka ei suorittanut mitään tarkastettavasta työstä. Riippumaton arvioija voi objektiivisesti raportoida tehdystä työstä koko sisäisen valvonnan aikana eikä sillä ole syytä kattaa virheitä tai olla liian optimistinen valvontamenettelyistä.
