Mikään liittovaltion laki ei edellytä, että yksityisen sektorin työnantajat sallivat nykyisten tai entisten työntekijöiden pääsyn henkilöstötiedostoihinsa. Yksityisen sektorin työntekijöiden henkilökohtaisia tiedostoja pidetään tyypillisesti työnantajan omaisuutena, ja jotkut yritykset käyttävät tätä perustetta työntekijöiden tiedostojen käytön rajoittamiseksi. Liittovaltion ja valtion työntekijät - julkisen sektorin työntekijät - voivat saada tutustua virallisiin henkilöstötietoihinsa.
Henkilöstötiedostot
Työskentelytiedostot, joita toisinaan kutsutaan työntekijän henkilöstötiedostoiksi, sisältävät asiakirjoja, kuten työntekijän ensimmäistä työlupahakemusta, hätäyhteystietoja, työllistymiskelpoisuuslomakkeita, suoritusarviointeja, kurinpidollisia ja läsnäolotietoja sekä esimiehiä ja esimiehiä koskevia huomautuksia suorituskyvystä, koulutuksesta ja työllisyystoimista.. Esimerkkejä työllistämistoimista ovat ylennykset ja irtisanomiset. Joissakin tapauksissa henkilöstöosasto ylläpitää virallista työlomaketta, ja työntekijän esimies tai johtaja ylläpitää osastokohtaista tiedostoa. Vaikka molemmissa tiedostoissa tulisi olla asiaankuuluvia tietoja, sisältö voi poiketa hieman. Esimerkiksi osastotiedosto ei välttämättä sisällä kopioita kaikista paperityöistä ja asiakirjoista, jotka työntekijä suorittaa ensimmäisenä työpäivänä, kuten politiikan kuittaukset ja W-2-lomakkeet.
Pääsy siihen
Nykyiset työntekijät pyytävät tarkistamaan tiedostojaan varmistaakseen, että henkilöstöosasto säilyttää tarkat tiedot heidän työllistymisestään. Jos yritys suorittaa vuosittaisia suoritusarviointeja, henkilöstötiedostossa on oltava kopiot arviointilomakkeista jokaiselta vuodelta, jona työntekijä on työskennellyt. Myös läsnäolotietojen olisi heijastettava tarkasti työntekijän poissaoloja joko sairauden, lomien tai poissaolojen vuoksi. Entiset työntekijät pyytävät usein tiedostoja hankkiakseen kopioita asiakirjoista, joita he voivat käyttää etsittäessään tulevaa työtä. Jos esimerkiksi entinen työntekijän tiedosto sisältää suorituskykyä ja saavutuksia koskevia tietoja, nämä tiedot voivat olla hyödyllisiä, kun palautetaan uudelleen tai laaditaan luettelo tehtävistä, joita jaetaan haastatteluissa tulevien työnantajien kanssa. Entiset työntekijät voivat myös pyytää kopioita työtiedostostaan, kun he käyttävät työnantajan valituksen.
Työnantajapolitiikka
Monilla työnantajilla on työpaikkapolitiikka työntekijöiden kirjaamisen vapauttamiseksi. Työpaikkakäytännöt vaihtelevat työntekijöiden tarkastus- ja kopiointitietojen mukaan, ja jotkut yritykset määrittelevät työtunnit ainoana ajankohtana, jolloin työntekijät voivat tarkastella henkilöstötietoja. Työnantajat, joilla on tätä aihetta koskevat käytännöt, käyttävät yleensä työntekijöiden käsikirjan osaa siitä, miten kirjaa käytetään. Hyvin kirjoitetussa politiikassa kuvataan tiedot, joita tarvitaan tietueiden tarkistamiseen, millaisia asiakirjoja työntekijät voivat käyttää, kun työntekijät voivat tarkastella heidän tietueensa ja työntekijän henkilötiedostossa olevien asiakirjojen kopioinnin maksuja.
Työnantajan velvollisuus
Liittovaltion lainsäädännön mukaan yksityisen sektorin työnantajien ei tarvitse toimittaa kopioita työllisyystiedostoista nykyisille tai entisille työntekijöille. Päätös julkaista tiedostoja perustuu yrityspolitiikkaan ja joissakin tapauksissa valtion lakiin, joka koskee pääsyä henkilöstötiedostoihin. Monet työnantajat näkevät kuitenkin työntekijöiden pyyntöjen noudattamisen hyödyn. Työntekijöille pääsyn estäminen voi aiheuttaa vain kysymyksiä, joita työnantaja ei ehkä halua vastata. Jos työnantajat ylläpitävät henkilöstötiedostoja, jotka sisältävät tarkkoja tietoja, jotka on aiemmin julkaistu työntekijöille, ei pitäisi olla epäilystä siitä, voidaanko tiedot vapauttaa sen jälkeen, kun työntekijä lähtee yhtiöstä. Hyvässä uskossa monet työnantajat tarjoavat työntekijöille pääsyn henkilöstötiedostoihin. Tämä käytäntö osoittaa työllisyyspolitiikkojen ja -tietojen avoimuutta.
Liittovaltion työntekijöiden pääsyä työhakemuksiin koskevat lait ovat osa vuoden 1974 liittovaltion tietosuojalakia; Yhdysvaltojen henkilöstöhallinnon toimisto on yleisesti vastuussa työntekijöiden henkilöstötietokannoista. Yksittäiset valtiot käsittelevät henkilöstöpyyntöjä henkilötietojen tallentamiseen.
Valtion lait
Joissakin valtioissa on lakeja, jotka sallivat työntekijöiden pääsyn henkilöstötiedostoihin. Muut valtiot eivät tiedä, voivatko nykyiset ja entiset työntekijät tarkastella tai kopioida henkilöstömateriaaleja. Useimmissa tapauksissa nykyiset tai entiset työntekijät, jotka ovat olleet mukana tutkimuksissa, eivät voi tarkastella tutkimuksia. Näitä tietoja ei pidä säilyttää työllisyystiedostossa. Heidän on pysyttävä henkilöstöosaston huollossa ja vain tutkinnasta vastaavilla henkilöresursseilla työskentelevillä henkilöillä olisi oltava pääsy tutkintamateriaaleihin.
Rajoitettu pääsy
Valtiot, joissa on lakeja työntekijöiden pääsystä henkilöstötiedostoihin, voivat vaatia työntekijöitä toimittamaan kirjallisen pyynnön, ja jotkut lait antavat työnantajille mahdollisuuden rajoittaa tiettyjen materiaalien saatavuutta. Esimerkiksi Kalifornian laki edellyttää, että työnantajat sallivat nykyisten ja entisten työntekijöiden pääsyn tiedostoihinsa 21 päivän kuluessa työntekijäpyynnön vastaanottamisesta. Työnantajille, jotka eivät noudata Kalifornian valtion lakia tässä asiassa, sovelletaan rangaistuksia, sakkoja ja siviilioikeudellisia tuomioita työntekijöiden tiedostoihin pääsyn epäämisestä. Missourilla ei sitä vastoin ole valtion lakia, jonka mukaan työntekijän asiakirja-aineistoa voidaan käyttää.
