Päivittäinen raportti on tyypillisesti työntekijöiden laatima asiakirja, joka toimitetaan esimiehilleen. Standardiraportti sisältää yksityiskohtaisia tietoja siitä, miten he viettivät työpäivänsä, mukaan lukien mahdolliset saavutukset tai haasteet. Jos jokin tietty hanke on meneillään, päivittäinen raportti palvelee päämäärän päivittämistä projektin tilasta. Raportissa esitetään usein myös seuraavan työpäivän suunnitelmat.
Miksi sinun pitäisi kirjoittaa päivittäinen raportti?
Päivittäinen raportti päivittää tiiminjohtajan tai johtajan käynnissä olevasta projektista. Sen pitäisi antaa yleiskuva joka kuvaa kunkin jäsenen tehtäviä ja edistymistä. Tämä säästää päivittäisen kokouksen aikaa, mutta antaa projektille mahdollisuuden pysyä tiellä ja pitää johtajan hyvin ajan tasalla. Raportit ovat usein kustannustehokkaampia kuin päivittäinen keskustelu. Se on myös tehokas tapa selvittää, mitkä tehtävät on suoritettu, joten projektipäällikkö voi jakaa uusia tehtäviä tarkasti. Päivittäisiä raportteja voidaan käyttää myös silloin, kun on aika arvioida työntekijöitä. Johtaja voi tarkastella useita raportteja selvittääkseen, kuinka nopeasti ja tehokkaasti työ oli suoritettu suuren hankkeen aikana.
Mitä sinun pitäisi sisällyttää päivittäiseen raporttiin?
Koska tämäntyyppinen raportti on kirjoitettu joka päivä, se on tyypillisesti lyhyt ja ytimekäs ja viittaa vain tietyn työjakson toimintaan ja saavutuksiin.
Päivittäiset raportit sisältävät:
- Yksityiskohtaiset tiedot suoritetuista tehtävistä
- Kaikki käytetyt resurssit
- Kuinka paljon aikaa käytettiin jokaiseen tehtävään
- Mitä sinä päivänä saavutettiin
- Kaikki ongelmat, jotka nousivat tuona päivänä
Esimerkki päivittäisestä raportista
Tämä esimerkki päivittäisestä raportista sisältää tiimiprojektin, johon kuuluu uuden työntekijän koulutusohjelman luominen ensiapulle ja CPR: lle.
Raportti 27. maaliskuuta 2018
Tehtävät on suoritettu:
- Määritetty käytettävissä oleva tila koulutusohjelmalle.
- Teimme puhelut kolmeen eri ulkopuoliseen ensiapuun ja CPR-ohjaajaan. Odotetaan hinnoittelua.
- Luonut luettelon mahdollisista koulutuspäivistä yrityksen kalenterin perusteella.
- Työntekijät jaettiin kuuteen 15 ryhmään, joista kukin oli koulutusta varten.
Mahdolliset ongelmat:
- Koulutus kaikille voi olla liian kallista. Tietää enemmän, kun saan hinnoittelun.
- Vaihtoehtoisena ajatuksena on antaa pienempi ryhmä oppia näitä menettelyjä. Jos tämä tulee välttämättömäksi, ehdotan, että viisi ihmistä rakennuksen jokaisessa kerroksessa saa koulutuksen.
Huomenna tehtävät:
- Suojattu hinnoittelu
- Selvitä, kuinka monta henkilöä budjetoidaan koulutuksen saamiseksi
- Määritä koulutuksen päivämäärät
Tämä on hyvin lyhyt hanke, ja tehtävä kestää todennäköisesti vain kolme tai viisi päivää. Tämä tiivis raportti kuitenkin pitää johtajan nopeutena yrityksen kannalta tärkeän uuden ohjelman etenemistä.
