Lyhyet raportit ovat tehokas väline viestintään yleisjohtajan kanssa, joka on yleensä kiireinen johtaja. Niitä voidaan käyttää raportoimaan projektin, viikoittaisten tai kuukausittaisten taloudellisten ennusteiden edistymisestä tai tuotantotoiminnan raporteista. Toisin kuin kattavat raportit, jotka vaativat laajamittaista tutkimusta ja yksityiskohtia, lyhyet raportit vaativat vain perustiedot, mutta tärkeimmät tiedot. Lyhyen raportin kirjoittaminen seuraa samanlaista raportin kirjoitustapaa, paitsi että tiivistelmä, tausta, sisältö, johtopäätös tai suositukset ovat tiiviit.
Kerää tietoja, jotka liittyvät projektiin, josta raportoit. Tee tämä käyttämällä käytettävissä olevia tietoja, kuten taloudellisia raportteja, toteutettavuusselvityksiä ja jo tehtyjä selvityksiä. Käytä asiaankuuluvia referenssimateriaaleja, kuten kirjoja tai tietoja, jotka on saatu ilmoitetuilta kolmansilta osapuolilta, kuten alan asiantuntijoita, raporttisi tietoihin.
Kirjoita päivämäärä, sen pääjohtajan nimi, jolle lähetät raportin, nimesi, allekirjoituksesi ja raportin aihe paperin vasemmassa yläkulmassa.
Yhteenveto kertomuksen sisällöstä lyhyesti ilmoittamalla ongelma, havainnot, edistykset tai ehdotus ongelman ratkaisemiseksi. Ilmoittakaa lyhyesti, mitä odotat projektin edut.
Kuvaile taustaa kirjoittamalla lyhyt historia käynnissä olevasta projektista tai liiketoiminnasta, josta raportoit. Sisällytä tehtävään tai hankkeeseen osallistuvien henkilöiden nimet, kuten projektiryhmän jäsenet, kouluttajat tai osastopäälliköt. Anna lisäselvitys siitä, mitä tehtävä tai projekti on.
Kirjoita raportin runko tai sisältö sisällyttämällä vaiheeseen 1 kerätyt havainnot ja tiedot. Anna lyhyt analyysi havainnoista ja ilmoita, mitä ne merkitsevät koko hankkeelle ja yritykselle. Voit sisällyttää raporttiin karttoja, kyselylomakkeita, kyselyjä ja viittauksia analyysin tukemiseksi.
Tee johtopäätöksestä lyhyesti hankkeen tai tehtävän tila. Anna suosituksia vain, jos pääjohtaja on pyytänyt tätä. Anna kaksi lyhyttä ja tärkeintä suositusta, joissa esitetään yhteenveto kaikista muista suosituksista, joita muuten mainittaisiin pidemmässä raportissa.
vinkkejä
-
Vaikka raportti olisi lyhyt, sen ei pitäisi jättää lukijalle vastaamattomia kysymyksiä. Anna kaikki tarvittavat tiedot selkeällä, tarkalla kielellä.
