Kokouksia pidetään lähes kaikkialla, missä on ihmisiä. Kirkot, koulut ja yritykset pitävät kokouksia syystä tai toisesta. Kun pöytäkirjat on otettu asianmukaisesti, ne voidaan helposti välittää muille kokouksen jäsenille, joiden täytyy kuulla jotain erityistä uudelleen, erityisesti päivän tai kaksi kokouksen jälkeen. Niin paljon kuin me yritämme, emme koskaan muista kaikkia. Siksi minuuttien ottaminen oikein kokouksessa on niin tärkeää.
Otetaan pöytäkirja
Tarkista, onko yritykselläsi, kirkollasi tai koulullasi tarvittava muoto kokouspöytäkirjojen ottamiseen. Joillakin toimipaikoilla on tietty tapa, jolla he haluavat tehdä asioita, vaikka ne vaihtelevatkin hieman. Varmista, että noudatat pyydettyä muotoa.
Istu paikkaan, jossa voit nähdä ja kuulla kaikki. Minua on vaikea kirjoittaa muistiin, kun etsit kuka sanoi. Istuminen keskeisellä paikalla on parasta, jos huone on melko suuri ilman vahvistusta. Istu huoneen edessä, kun suuret ryhmät käyttävät mikrofoneja.
Kirjoita päivämäärä paperille. Pyydä paperiasi ja kynääsi valmiiksi ennen kokouksen alkua, jotta et välttäisi jotain tärkeää tärkeänä. Kirjoita myös, jos tämä kokous koskee tiettyä aihetta tai ongelmaa. Kiinnitä myös nopeasti istumajärjestys, jos jäsenet ovat suhteellisen vähän. Tämä auttaa myös myöhemmin, kun huomaat, kuka sanoi.
Tallenna kaikki, jotka ovat siellä. Varmista, että kirjoitat kokouksesta vastaavan, sekä ne, jotka eivät voineet osallistua jostain syystä. Jos mahdollista, valmistele aihepiirin etukäteen, jotta saat jotain seurataksesi kokouksen aikana.
Kirjoita muistiin, kuka sanoi, ajatukset tai aiheen keskustelut ja päätökset näistä keskusteluista. Jos äänestetään, kirjoita, kuka esitti äänestyksen, joka lähetti sen ja mitä äänestyksen tulos oli, kuten 4: n ja 9: n kyllä.
Älkää tallentako ehdottomasti kaiken kokouksen aikana. Kirjoita vain yhteenvedot ideoista ja aiheista. Voit ajaa itsesi hulluksi, jos yrität kirjoittaa jokaisen sanan jokaisen sanan mukaan.
Kierrä minuutit mahdollisimman pian kokouksen jälkeen. Tämä estää virheitä ja muistin menetyksiä. Varmista, että tarkistat oikeinkirjoituksen ennen pöytäkirjojen tulostamista ja luovuttamalla ne kokouksessa olleille.
