Maailmanlaajuisesti yritykset käyttävät sähköpostia viestintään, tiedonsiirtoon ja yhteistyöhön. Sähköposti on ollut tehokas työkalu liiketoiminnan tuottavuuden lisäämiseksi ja tietojen luotettavuuden lisäämiseksi. Sähköpostin helppous ja vähentynyt muodollisuus voivat kuitenkin luoda epätodennäköistä viestintää ja tiedon ylikuormitusta. Sähköpostin käyttäminen yrityksille on myös haittapuoli, kun avaat tietokoneverkon mahdollisille viruksille ja haittaohjelmille, jotka lähetetään sähköpostiliitteiden kautta.
Hallintotasojen aleneminen
Työntekijät kaikilla liiketoiminnan tasoilla voivat lähettää sähköpostia kaikille yrityksille. Viestien helppo lähettäminen ohittaa vakiintuneen komentoketjun ja häiritsee henkilöstöresursseihin liittyvien standardien tarkistusprosesseja. Tämä epävarmuus voi myös aiheuttaa häiriöitä johtajille, joiden on keskityttävä korkeatasoisiin mahdollisuuksiin kuin päivittäisiin henkilöstökysymyksiin.
tarkkuus
Sähköpostin lähettämisen helppous voi vähentää tietojen oikeellisuutta. Epävirallisempana välineenä lähettäjät vastaavat tyypillisesti viesteihin nopeasti eivätkä tarkista tietoja. Työntekijät voivat myös tuntea painostusta vastata nopeasti pyyntöihin tarkkuuden suhteen. Kun viestit lähetetään virheellisten tietojen avulla, virhe voi olla vaikea korjata sähköpostin nopeasta levittämisestä muille osapuolille.
kilpailu
Sähköposti voi lisätä yritysten kilpailua. Asiakkaat voivat välittää myyntitarjouksia kilpailijoille, jotka pyytävät halvempia hintoja. Jos he saavat halvemman hinnan, he voivat mennä kilpailijan kanssa tai palata pyytämällä vielä halvempaa hintaa. Sähköposti helpottaa myös asiakkaiden työskentelyä offshore-yritysten kanssa, jotka tarjoavat palveluja alhaisemmilla hinnoilla alempien palkkojen ja kehitysmaiden alhaisempien elinkustannusten vuoksi.
ammattimaisuus
Sähköposti voi johtaa alemman tason ammattimaisuuteen. Työntekijät käyttävät sähköposteja käytettäessä vähemmän muodollista lähestymistapaa viestintään, mikä voi näkyä nykyisille ja mahdollisille asiakkaille epätarkoituksenmukaisena. Mainosten muotoilu tekstin ja värin muutosten kautta voi näkyä nuorena ja olla ristiriidassa yrityksen profiilin kanssa.
Työllisyyden lisääntyminen
Sähköposti voi lisätä työntekijöiden tarvetta. Muita asiakaspalveluhenkilöitä saattaa tarvita vastaamaan kuluttajien sähköposteihin, ja enemmän johtajia avustajia saatetaan tarvita auttaakseen ja vastaamaan sähköpostiviestejä kiireisille johtajille.
Tietojen ylikuormitus
Sähköposti voi helposti luoda tiedon ylikuormituksen vastaanottajille. Viestien kopioinnin helppous koko organisaatiossa voi ylikuormittaa työntekijöitä ei-toivotuilla tai tarpeettomilla tiedoilla. Tietojen ylikuormitus vähentää tuottavuutta.
turvallisuus
Tietoturvaa voi olla vaikea ylläpitää, koska arkaluonteiset tiedot voidaan lähettää helposti sähköpostitse. Sähköpostiliitteiden kautta lähetetyt virukset, jotka aiheuttavat tietokonejärjestelmävaurioita ja tietojen häviämistä, voivat vaarantaa tietokoneverkot.
