Ajoittain työntekijät saattavat joutua päivittämään muistojaan tiettyjen tehtävien suorittamisesta. Samoin organisaation uudet työntekijät haluavat oppia köydet mahdollisimman nopeasti tarvitsematta keskeyttää valvojia tai työtovereita lukemattomilla kysymyksillä. Toimistoprosessin käsikirja täyttää molemmat tavoitteet samalla, kun ne tarjoavat kirjallisia pöytäkirjoja ja odotuksia suorituskyvystä, jotka voidaan myöhemmin viitata työntekijöiden arviointeihin ja kurinpitotoimiin liittyviin asiakirjoihin.
Tunnista haluamasi toimistokäsikirjan tarkoitus ja laajuus. Toimistokäsikirjojen sisältö jakautuu yleensä kahteen luokkaan: (1) miten vuorovaikutuksessa ihmisten kanssa ja (2) miten suoritetaan tiettyjä tehtäviä, mukaan lukien sellaisten laitteiden käyttö, joita tarvitaan tavaroiden ja palvelujen luomiseen, hallintaan ja toimittamiseen. Toimistokäsikirjoihin sisältyy usein myös organisaatiokaavioita, resurssien hakemistoja ja otoslomakkeita. Toimistokäsikirjan monimutkaisuus perustuu siihen, kuka kohdekäyttäjät ovat. Jos esimerkiksi sisältö liittyy asiakassuhteisiin ja miten käsitellä valituksia, ei ole järkevää sisällyttää lukuja siitä, miten trukki toimii tai miten käsitellä vaarallisia aineita.
Päätä siitä, mikä esitystapa sopii parhaiten yrityksen tarpeisiin. Vaikka toimistokäsikirjoja pidetään tyypillisesti paperille painetuina suuntaviivoina, jotka sijoitetaan kolmirenkaisiin sideaineisiin aihepiirin välilehdillä, tekniikka on avannut oven jännittävämmille - ja edullisemmille - menetelmille tiedon toimittamiseksi. Harkitse esimerkiksi sitä, tekisikö online-menettelykäsikirja työntekijöille helpompaa ja nopeampaa saada tietoja syöttämällä avainsanoja. Sähköinen formaatti voi myös helpottaa sisällön päivittämistä ja tarkistamista sekä sisällyttää äänisisällön ja videon esittelyt oppimiseen parantamiseksi.
Tee luettelo kaikista luvuista, joita haluat käsitellä. Jos esimerkiksi päätät kirjoittaa ohjeita eri toimistolaitteiden käyttämisestä, voit tunnistaa yksittäiset osat tietokoneille, faksilaitteille, puhelinjärjestelmille, mikrokortille, valokopiokoneille, tallennusjärjestelmille, postimittareille ja lajittelulaitteille. Päätä, kirjoitatko kaikki sisällön itse, tai määritä kunkin osion ensimmäinen luonnos henkilöille, jotka ovat hyvin perehtyneet aiheeseen.
Järjestä menettelyvaiheet yksinkertaisimmista käsitteistä niihin, jotka ovat monimutkaisempia. Harkitse, lisääkö valokuvien, piirustusten, taulukoiden tai muun grafiikan sisällyttäminen käyttäjän käsitykseen materiaalista. Anna lyhenne sanakirjasta ja tehtäväkohtaisesta terminologiasta. Tarvittaessa annetaan esimerkkejä siitä, miten täyttää rekvisiittitilaukset, matkakulut, lomapyynnöt, aika-arkit, asiakastulot ja muut yrityksen käyttämät lomakkeet.
Luo aika uuden käsikirjan kunkin osan täyttämiseksi. Tarvittaessa ajoitetaan jokaisen päivän aikajakso sisällön tutkimiseen, kirjoittamiseen, tarkistamiseen ja kokoamiseen.
Henkilöstön henkilöstön ja oikeudellisen henkilöstön tarkistama sisältö on ennen levittämistä sen varmistamiseksi, että sen kieli on selkeä, selkeä ja yhdenmukainen valtion ja liittovaltion toimeksiantojen ja määräysten kanssa. Anna jokaiselle käsikirjan vastaanottajalle ilmoituslomake, josta käy ilmi heidän suostumuksensa lukea materiaalia ja noudattaa sen ohjeita.
vinkkejä
-
Toimistokäsikirjaa on aina pidettävä meneillään olevassa työssä, joten sitä on tarkistettava jatkuvasti sen varmistamiseksi, että sisältö heijastaa tarkasti noudatettavia menettelyjä ja laitteita, joita käytetään näiden tehtävien suorittamiseen.
