Toimistotietokoneet ovat kalliita kustannuksia kaikille yrityksille. Tietokonelaitteet voivat olla vanhentuneita tai vanhentuneita hyvin nopeasti, ja jotta yritys pystyy tuottamaan tehokasta työtä, on tärkeää, että työntekijöillä on uusinta tekniikkaa ja myös kustannustehokasta. Yksi tapa, jolla työntekijät voivat pyytää uutta toimistokonelaitteistoa, on kirjoittaa ehdotus, jossa selitetään tarvetta, tarvittavia kohteita, tarkoitusta ja etuja.
Määritä tarve. Ennen kuin kirjoitat uuden toimiston tietokonelaitteiston ehdotuksen, arvioi, onko laite tarpeen ja mitä tarvitaan. Pyydä muita työntekijöitä avustamaan ehdotuksessa, jotta voidaan määrittää kaikki tarvittavat laitteet.
Arvioi nykyinen toimistolaitteisto. Kun yrityksen omistaja saa ehdotuksen uusista laitteista, asiakirjassa on selkeästi selitettävä, miksi nykyiset laitteet on vaihdettava. Tutki nykyisten laitteiden korjaamisen tai päivittämisen kustannuksia ja selitä, miksi tämä ei ole kustannustehokas ratkaisu ongelmaan.
Tutki uusia laitteita. Selvitä, mitä tarvitaan ja mitä laitteita tarvitaan. Vertaa eri tyyppisiä laitteita ja etsi parasta laatua koskeva tarjous parhaaseen hintaan.
Luettele edut. Luo luettelo kaikista voitoista, joita yritys saisi ostamalla uudet laitteet. Ole selkeä ja ytimekäs luetteloidessasi jokaisen yrityksen saaman edun. Esimerkki tästä on uuden toimistotulostimen nopeus. Jos asiakirjoja voidaan tulostaa nopeammin, työntekijät käyttävät vähemmän aikaa tulostettujen asiakirjojen odottamiseen.
Luo kansilehti, jossa ilmoitetaan ehdotuksen nimi ja tyyppi. Sisällytä henkilön nimi, joka lukee ehdotuksen, ja kaikkien asiakirjan kirjoittamiseen osallistuneiden työntekijöiden nimet.
Kirjoita ehdotus. Aloita esittelyssä, jossa kerrotaan, mikä on ongelma, ratkaisu ja muutama ehdotuksen hyödyt.Jatka ehdotuksen sisältöä, joka sisältää kaikki uudet toimistotietokoneen toimistolaitteet. Päätä tiivistelmä ehdotuksen kohokohdista.
