Riippumatta siitä, kuinka paljon yritätte, joskus asiat eivät vain toimi, kuten olet suunnitellut. Kun tämä tapahtuu liiketoiminnassa, saatat joutua häiritsemään arvokasta asiakasta tai asiakasta. Ehkä olit vahingossa töykeä asiakkaalle tai joku työntekijöistäsi ei käsitellyt asiaa asianmukaisesti. Ehkä olet unohtanut asiakkaan määräajan tai lähettänyt riittämättömiä määriä kohdetta. Anteeksipyynnön kirjoitus voi olla perusteltua tietyissä olosuhteissa sen varmistamiseksi, että työsuhteet jatkuvat. Jos olet tehnyt virheen, aiheuttanut viivästyksen, lähettänyt viallisen tuotteen tai antanut huonon palvelun, haluat tehdä vilpittömän anteeksipyynnön asiakkaalle tai asiakkaalle.
Miten kirjoitat anteeksipyynnön asiakkaalle
Kun työskentelet asiakaspalvelualoilla, yrityksesi on vain yhtä hyvä kuin asiakkaiden kohtelu. Asiakkaat pitävät sanan "asiakas on aina oikeassa" sydämeen. Jos jotain tapahtuu, jotta asiakas tuntuu vääristyneeltä, on hyvä käytäntö kirjoittaa anteeksipyyntö.
Anteeksipyyntö kirjeelle asiakkaalle on kirjoitettava yrityksen kirjelomakkeeseen tai pistekohtainen henkilö sähköpostitse yrityksen valituksiin. Se olisi osoitettava valituksen tehneelle henkilölle ja lähetettävä ajoissa. Sinun kirjeenne pitäisi alkaa anteeksipyynnöllä, joka tunnustaa tapahtuneen. Ota vastuu toiminnoistasi ja varmista, että asiakas tuntee kuulonsa. Yritä antaa asiakkaalle tietää, että näet, miten hän tunsi ja miksi hän oli järkyttynyt. Lopuksi, tarjoa tapa korjata väärä, jos mahdollista.
Esimerkki:
Hyvä Michelle,
Kiitos, että otit minulle yhteyttä palvelustasi, jonka saitte myymälässä viime viikolla. Haluan pyytää anteeksi, miten kassanhoitaja käsitteli tilannetta kohteen palauttamisella. Olen pahoillani, että hän antoi väärää tietoa palautuksestasi. Hänen olisi pitänyt tarkistaa johtajan kanssa, ennen kuin hän kertoi voivansa tehdä vain palautuksen, jos sait kuitin. Olen pahoillani, että käytit 20 minuuttia kiistelemällä kassalla. Olisin myös turhautunut. Jos haluat tulla myymälään tällä viikolla, käsittelen henkilökohtaisesti paluutasi. Se kestää vain muutaman minuutin.
Ystävällisin terveisin,
Roger S.
Myymäläpäällikkö
Miten anteeksipyyntö asiakkaalle
Suhteet jatkuviin asiakkaisiin ovat myös elintärkeitä yrityksesi kannalta. Olitpa sitten pitkäaikainen, vakiintunut asiakas tai suhteellisen uusi, haluat varmistaa, että käsittelet mahdollisia ongelmia mahdollisimman nopeasti.
Jos haluat anteeksi asiakkaalle, kirjoita se pitkälle. Se osoittaa, että olette huolissani sydämestäsi ja vei aikaa pois kiireisestä aikataulustasi kirjoittaa kirjeen. Paljon kuin anteeksipyyntikirje asiakkaalle, kirje on kirjoitettava yrityksen kirjelomakkeeseen tai lähetettävä sähköpostitse, sinä tai osastopäällikkö. Yritä lähettää kirje mahdollisimman pian sisäisen tutkinnan jälkeen, jotta näet, miksi virhe tai valvonta tapahtui. Aloita kirje anteeksipyynnöllä, joka osoittaa, että ymmärrät, miksi asiakas on järkyttynyt. Ota vastuu virheestä ja anna korjaavia toimia. Koska sinulla on jatkuva suhde, on hyvä ajatus puhua, jotta voit keskustella tapahtuneesta.
Hyvä Michael,
Olen niin pahoillani, että jäimme viimeisimmän verkkosivuston uudelleensuunnittelun määräajaksi. Haluan pyytää anteeksi, etten kerro, että olemme juoksevia. Projektipäällikön olisi pitänyt kertoa teille, että hanke ei ollut käynnissä tammikuun määräajan saavuttamiseksi. Kun hän oli puhunut hänen kanssaan, näyttää siltä, että hän oli liian ylikuormitettu hankkeilla eikä ollut sellainen, kuin olisi pitänyt olla. Tiedän, miten turhauttavaa on jättää projektin määräajat pois. Voin vakuuttaa teille, että voimme toteuttaa hankkeen viikon loppuun mennessä. Olen valmis vähentämään viikon maksuja seuraavasta julkilausumastasi vilpittömässä mielessä. Olen iloinen voidessani keskustella tästä kanssanne. Ota yhteyttä minuun, kun saat mahdollisuuden.
Ystävällisin terveisin,
Brook B.
Suunnittelujohtaja
Miksi on tarpeen pyytää anteeksi
Anteeksipyyntö on hyvä liiketoimintakäytäntö. Se osoittaa, että välität jatkuvasta suhteestasi asiakkaiden ja asiakkaiden kanssa. Se osoittaa myös, että voit tunnustaa ja kunnioittaa väärän osapuolen tunteita ilman puolustavaa tai syyttävää.
Virheen omaksuminen näyttää paljon rehellisyyttä, mikä voi olla rohkaisevaa asiakkaalle tai asiakkaalle, joka haluaa jatkaa liiketoimintaa kanssasi.
