Hankintamenettelyjen seuranta ja arviointi on olennainen osa organisaation johtamista. Hankintaprosessi ansaitsee johdon suuren huomion, jotta varmistetaan, että se ei riitä petoksille ja korruptiolle. Hankintamenettelyihin on sisällyttävä tehokkaat valvontatoimet, joilla saavutetaan vastuuvelvollisuus ja avoimuus. Johdon jatkuvan hankintaprosessin seurannan ja arvioinnin avulla varmistetaan lakien ja eettisten standardien eheys ja noudattaminen.
Tunnista olemassa olevat sisäiset säätimet ja toimivatkö ohjaimet suunnitellusti. Mahdollista ei pitäisi olla mahdollisuutta ohittaa jokin säätimistä. Keskeisiä sisäisiä tarkastuksia arvioitaessa ovat tehtävien erottaminen, valvontatarkastukset, tarkastusten vastaanottaminen, lupamenettelyt ja rekisteröinnin valvonta.
Laadi vaatimustenmukaisuuden tarkistuslista selvittääkseen, noudatetaanko hankintamenettelyjä. Tarkistuslista tulisi suunnitella yhteistyössä työntekijöiden ja johdon kanssa. Osallistumalla tarkistuslistan kehitykseen työntekijä on olennaisesti koulutettu ja sillä on enemmän tietoa prosessista. Hyvä noudattamisen tarkistuslista vahvistaa olemassa olevia menettelyjä ja muuntaa oikeudenmukaisuuden, avoimuuden ja kilpailun tavoitteet.
Suorita riskiarviointi mahdollisten huolenaiheiden, heikkouksien tai riskialttiiden alueiden kartoittamiseksi tai tunnistamiseksi. Määrittelemällä indikaattoreita tai "punaisia lippuja" organisaatio voi varmistaa, että sääntöjenvastaisuuksien estämiseksi on käytössä riittävät sisäiset valvontatoimet. Tunnistamalla riskit, eturistiriidat ja petosten ja korruption esiintyminen voidaan rajoittaa.
Jäljitä tietyt hankinnat koko hankintaprosessin kautta. Harkitse, oliko hankinta avoin kilpailu ja onko se avoin ja että se ei syrjinnä tiettyjä toimittajia. Selvitä, onko hankintamenetelmä sopiva hankitun tavaran tai palvelun kannalta ja varmista, että se on asianmukaisesti dokumentoitu.
