Ajantasainen inventaario tai JIT on prosessi, jonka tarkoituksena on vähentää yritysten investointeja varastoihin ja vapauttaa siten varoja sijoittamaan yrityksen muihin osiin, kuten työvoimaan tai infrastruktuuriin. Yritykset kuluttavat vähäisempiä raaka-aineita, jotka perustuvat hienostuneeseen kirjanpitojärjestelmään, joka ennustaa varastotarpeet ja tilaa ne juuri ennen niiden tarvetta. Toimitukset ovat pienempiä, mutta useammin, mikä luo uudistuvan pienen raaka-aineiston. Tämän järjestelmän tavoitteena on, että komponentit toimitetaan laitokselle vähän ennen kuin niitä tarvitaan, eikä pidä laajan luettelon osia tai ainesosia kädessä. Kun varastotilojen materiaaleissa on vähemmän rahaa, yritykset voivat vapaasti parantaa tai laajentaa niitä.
Ajantasaisen varaston järjestelmissä on useita etuja ja haittoja. Plus-puolella käyttöpääoma ei ole sidottu, varastoissa on vähemmän mahdollisuuksia varaston vanhentumiseen, ja tuotantotilauksia on helpompi vaihtaa, koska siellä on niin vähän tuotetta, että voit käydä läpi. Se ei kuitenkaan ole kaikki myönteistä. JIT: llä on huomattavia säästöjä, mutta JIT: llä ei ole riittävästi haittoja, jotta yrityksen omistaja voi tarkastella prosessia vakavasti.
Just-in-Time Inventory Haitat
Ajankohtaisissa inventaarijärjestelmissä yritykset tilaavat vähimmäismäärän varastosta läpi seuraavan toimituspäivän. Ravintola, joka käyttää tätä järjestelmää kahden viikon toimitusaikataulussa, tilaisi vain tarpeeksi ruokaa, joka kestää keskimäärin neljä päivää. Suurin osa näistä järjestelmistä perustuu edellisen vuoden vertailulukuihin, ja ne ottavat liiketoiminnan pysymään suhteellisen staattisina vuosittain. Jos ravintolan pääkilpailija menee ulos liiketoiminnasta yhtäkkiä, se näkee äkillisen tulon nousun, jota ei ollut suunniteltu etukäteen. Tämän seurauksena hyllyillä ei välttämättä ole tarpeeksi ruokaa viikon ajan. Vaihtoehtoisten lähteiden löytäminen elintarvikkeiden hätätoimituksiin voi olla mahdotonta tai parhaimmillaan erittäin kallista.
Toisaalta äkillinen ja odottamaton yritystoiminnan lasku voi merkitä ylimääräisiä ainesosia hyllyille, mikä saattaa mahdollisesti pilata ennen käyttöä. Automaattisen järjestelmän avulla se voi olla kaksi tai kolme varastosykliä, ennen kuin yrityksen omistaja voi säätää tuotteen tulon määrää. Tämä aiheuttaa myös seuraavan vuoden ongelman, koska järjestelmä odottaa liiketoimintansa laskua uudelleen todennäköisesti ei tilata riittävästi ainesosia viikolle.
Yllätysliiketoiminnan vaikeus
Yksi suurimmista juuri ajoissa tapahtuvista liiketoimintahaitoista on joustavuuden puute onnea kohtaan. Useimmissa yrityksissä asiakas, joka tulee ja haluaa tilata valtavan määrän tuotteita, on hyvä asia. T-paitayritykselle, jolla on uusi koulun tili, se voi tarkoittaa sitä, että uusi asiakas odottaa kauemmin kuin hän haluaa vain saada täydellisen tilauksen. Pienyritykset eivät ole varaa kääntää tuulet, mutta on mahdotonta löytää tarpeeksi raaka-aineita lyhyellä varoitusajalla huolehtiakseen niistä kannattavista uusista asiakkaista.
Tämä voidaan ratkaista kahdella tavalla. Ensimmäisessä tapauksessa uudet asiakkaat voivat saada halutun tilauksen, mutta niiden on odotettava paljon kauemmin, jotta se saadaan varaston puutteen vuoksi. Riippuen haluamastaan paitojen tyypistä, se voi kestää viikkoja, jotta löydettäisiin tarpeeksi suuri tarjonta tyydyttää uudet asiakkaat. Toisaalta, jos T-paidan myymälän omistaja pystyy löytämään valmiita perusvaatteita, jotka tyydyttävät asiakasta, on todennäköistä, että ne maksavat enemmän rahaa kuin kaupankäynnin tavanomainen toimittaja veloittaa. Odottamaton asiakas voi itse asiassa joutua maksamaan yrityksen rahoja laskemalla voittomarginaalin lähelle mitään.
Tarvitaan lisää suunnittelua ja koulutusta
Monet pienet yritykset tekevät varastoja ja materiaaleja tilaamalla käsin käyttäen paperia ja lyijykynää, ainakin alussa. Jopa ne, jotka ovat tarpeeksi suuria tarvitsemaan tai haluavat tietokoneiden inventaarioohjelmaa, tekevät niin yksinkertaisten sovellusten avulla. Useimmissa tapauksissa riittää, jos otat pari kertaa kuukaudessa kartoituksen, vain seurata mitä tarvitset. Näissä tapauksissa varasto on yksinkertainen prosessi, ja sitä voidaan helposti opettaa kaikille työntekijöille lyhyessä ajassa.
JIT-inventaarijärjestelmän avulla koko varastoprosessi on monimutkaisempi. Työntekijät on koulutettava ottamaan erittäin yksityiskohtainen luettelo hyvin usein. Tarkkuus on ratkaiseva, koska koko yrityksen tilausjärjestelmä perustuu näihin numeroihin. Työntekijöiden on opittava käyttämään kehittyneitä tietojärjestelmiä, jotka voivat olla haastavia niille, jotka eivät tunne toimistoon asennettuja tietokoneita. Jotta voisit kouluttaa ja säilyttää työntekijät, jotka pystyvät käsittelemään näitä varastonsiirtotehtäviä, sinun on ehkä lisättävä työvoimakustannuksia. Lisäksi sinun on löydettävä toimittajat, jotka ovat valmiita työskentelemään kanssasi toimittamalla tarvikkeita useita kertoja viikossa lisäämättä kullekin tilaukselle kohtuuttomia toimitusmaksuja. Se on myös fiksu käytäntö luoda suhteita vähäisempiin tavarantoimittajiin hätätarvikkeita varten, jos varasto / toimitusprosessi katkeaa.
Tiukka toimitusketju tarkoittaa vähemmän valvontaa
Useimmat pienyritysten omistajat ovat ylpeitä kyvystään kääntää ja muuttaa asioita nopeasti, kun heidän ympärillään olevat taloudelliset voimat vaativat sitä. Ajantasaisen inventaariojärjestelmän avulla on paljon vaikeampaa tehdä tämä. Naapuruston leipomo tietää yleensä, milloin paikalliset juhlat tapahtuvat ja järjestävät sen. Mutta jos leipuri huomaa, että uusi häätsuunnittelija etsii hätätilannetta hienoista cupcakesista, hänellä on vähän mahdollisuutta tehostaa ja saavuttaa työtä.
Vaikka hän onnistuisi saamaan cupcake-tilauksen, jos leipurin toimittaja hopea kakku koriste on loppunut, hänellä on vähemmän vaihtoehtoja tarjota potentiaalista uutta asiakasta. Kaikenlaiset häiriöt toimitusketjussa missä tahansa järjestelmässä vaikuttavat lopulta pienyrityksen pohjaan, joka käyttää tätä järjestelmää. Vähemmän vaihtoehtoja tarjota asiakkaille ja vähemmän mahdollisuuksia vaihtaa liiketoimintasuunnitelmia lyhyellä varoitusajalla, juuri oikea-aikainen inventaario voi rajoittaa mahdollisuuksia, jotka muuten voisivat kasvattaa pienyritystä.
Ongelmat luonnonkatastrofeissa
Tornadoilla, hurrikaaneilla, tulvilla ja muilla luonnonkatastrofeilla voi olla valtava vaikutus mihinkään liiketoimintaan, samoin kuin kansalaisvammat tai poliisitoimet. Erotus juuri-in-time -varastojärjestelmissä on, että vaikutus voi tuntua paljon ankarammin. Vaara ei ole vain se, mitä tapahtuu, kun hätätilanteet syntyvät lähellä liiketoimintaa, mutta myös silloin, kun ne tapahtuvat muilla alueilla, joilla yrityksen toimittaja sattuu olemaan.
Paikallinen kahvila, jossa käytetään JIT-tilausta, pitää yleensä riittävästi papuja käsillä kolmen tai neljän päivän keskimääräisen myynnin arvosta. He voivat varastoida ylimääräisen päivän arvosta tarvikkeita, mutta ei enempää. Jos heidän paahtimonsa, joka sijaitsee seuraavassa tilassa, osuu tornadoon tai tuleen, kahvipalvelun omistajalla on vähän aikaa ryöstää ja löytää uusi kaupallinen pavun toimittaja. Jos hänen asiakkaansa ovat tottuneet tiettyihin yhdistelmiin, hän ei välttämättä pysty pitämään ovensa auki yli muutaman päivän ennen varaston loppumista.
IT-investointien tarve
Ajantasaiset varastojärjestelmät ovat niin monimutkaisia, että niitä on käytännössä mahdotonta käyttää ilman tietokonetta ja erityisiä ohjelmia. Yritykset tarvitsevat varaston seurantaa, tilausten luomista, myynnin ennustamista ja monia muita ohjelmia, jotta järjestelmä toimii oikein. Tämä merkitsee suurta investointia sekä laitteistoon että ohjelmistoon sekä johdon ja työntekijöiden koulutusaikaa. Työvoimakustannuksia, ylimääräisiä valvontatehtäviä ja lisää aikaa tarvitaan tietojen syöttämiseen.
Kun kaikki nämä järjestelmät on asennettu ja ihmiset on koulutettu, koko yritys luottaa nyt tietokonejärjestelmään virheettömästi. Useimmissa tapauksissa he tekevät, mutta ongelmia syntyy. Siksi IT-osastot ovat olemassa. JIT-järjestelmän kanssa tehtävässä liiketoiminnassa on oltava suhde IT-ammattilaiseen, joka tuntee asennetun laitteiston, sekä perehtyä JIT-yrityksen ammattilaisiin. Yksikään yritys ei voi varata, että niiden varastojärjestelmä on offline-tilassa päivinä, olipa kyseessä ohjelmiston vika tai tietokoneen häiriö. Hätätilanteiden korjaus voi olla kallista, eikä se välttämättä ole käytettävissä yöllä tai lomalla. Älykkäiden yritysten omistajat luovat varmuuskopion hätätilanteille, mutta ne ovat väliaikaisia pysäytyskaapeleita parhaimmillaan.
Tarvittava riippuvuus yhdestä toimittajasta
Yhteisen tutkintaryhmän perustaminen edellyttää suhteiden luomista suurimpien toimittajien kanssa, jotka toimittavat viikoittaiset raaka-aineet liiketoiminnan tarpeisiin. Vaikka nämä liikesuhteet voivat olla hyödyksi jollekin yritykselle, myös tämä järjestely on haittapuoli.
Pizzaravintolan omistajalla, joka luottaa yhteen ravintolatoimittajaan, on se etu, että hän tietää, kuinka paljon hän maksaa pepperonia ja jauhoja joka viikko, mikä helpottaa ruokakustannusten hallintaa. Toisaalta hän on rajallinen kykynsä katsoa ympärilleen tavarantoimittajansa kilpailijoita nähdäkseen, mitä hintoja ne tarjoavat samoille tuotteille. Jos toimittaja ympäri kaupunkia tarjoaa pepperonia puoleen hintaan kyseisellä viikolla, hän ei voi yksinkertaisesti sijoittaa yhden tilauksen ennen kuin palaa vakaan toimittajaansa. Hän voi vaihtaa toimittajia, mutta ei ole mitään keinoa yksinkertaisesti tehdä ostoksia löytääksesi parhaat hinnat joka viikko.
Sama ongelma ilmenee, jos toimittaja päättää nostaa hintoja. Pizzakaupan omistaja on juuttunut maksamaan korkeampia hintoja, kunnes hän löytää vastaavan tavarantoimittajan, joka tarjoaa parempia hintoja ja joka on valmis työskentelemään hänen kanssaan tilauksen aikataulussa. JIT niin, JIT-inventaario vähentää merkittävästi yrityksen omistajan kykyä löytää oikea-aikaisesti parhaat raaka-ainekustannukset.
Ongelmat asiakastyytyväisyydessä
Kun juuri ajoissa käytettävät varastojärjestelmät toimivat, ne toimivat hyvin. Kuitenkin, kun nämä järjestelmät hajoavat, yritykset voivat kärsiä useilla rintamilla. Varaston puute tarkoittaa liiketoiminnan menettämistä, mutta se on vain välitön vaikutus. Tyytymättömät asiakkaat, jotka eivät voi saada sitä, mitä he haluavat tai jotka joutuvat odottamaan tavanomaista pidempään tilaustensa täyttämiseen, ovat todellinen ongelma tämän päivän liiketoimintaympäristössä.
Internetillä on valtava vaikutus lähes jokaiseen pienyritykseen, ja tyytymättömät asiakkaat pitävät suurempaa määrää valtaa vahingoittaa yrityksiä kuin koskaan ennen. Review-sivustot, kuten Yelp ja Facebook, Twitter ja muut sosiaalisen median sivustot, antavat asiakkaille äänen, jota he eivät ole koskaan aiemmin saaneet. Yksi huono arvostelu, jos se on kirjoitettu huvittavalla tai järkyttävällä tyylillä, voi riittää vahingoittamaan vakavasti pieniä yrityksiä tänään. Virustarkistukset ovat Internet-legenda, ja jotkut niistä on toistettu vuosia. Aikana, jolloin jokaisella asiakkaalla on valta sulkea yritys, jos hän on tarpeeksi motivoitunut, yritysten omistajat menevät yli ja pitävät heidät onnellisina. Tämän strategian suuri osa voi olla riittävän varaston säilyttäminen asiakkaiden tyytyväisyyden varmistamiseksi.
