Monet painopaketit menevät suoraan kierrätysastiaan. Jotkut näistä paketeista eivät vain kiinnostaneet lukijoita, mutta toiset olivat vain huonosti koottuja. Painopaketin asianmukainen muotoilu parantaa mahdollisuuksia, että tiedot julkaistaan. Paketin lähettäminen sähköpostitse lisää myös mahdollisuuksia saada tiedot painetuksi - ei vain saada tietoja siellä nopeasti, vaan mahdollistaa materiaalin toistamisen.
Tunnista tavoitteet lehdistösarjan lähettämiseksi ja tutkia sitten uutisorganisaatioita, jotka voisivat auttaa saavuttamaan nämä tavoitteet. Toimittajilla on hyvin vähän ylimääräistä aikaa, joten älä tuhlaa sitä. Pieni paperi Ohiossa, joka julkaisee vain paikallisia uutisia, ei ole kiinnostunut Kalifornian tapahtuman lehdistösarjasta. Rahoitukseen keskittyvä uutisasema ei ole kiinnostunut rock-konsertista valmistetusta lehdistösarjasta. Kun olet määrittänyt asianmukaiset mediasovellukset, etsi sähköpostiosoite ja editorin nimi, jos mahdollista, hakemalla Internetiä tai soittamalla organisaatioon. Yleistä yrityksen sähköpostiosoitetta voitaisiin käyttää, jos editorin sähköposti ei ole käytettävissä. Tutustu pelkästään mediapistorasiaan, mutta median ulostulon tyyliin. Mitä lähempänä lehdistöpakkaus on mediaorganisaation tyyliin, sitä parempi.
Kirjoita lyhyt lausunto (3–10 sanaa) siitä, mitä lähetät sähköpostiviestin aihepiiriin. Jos mahdollista, yritä osoittaa, miksi kyseinen tietoväline olisi kiinnostunut tiedoista. Jos esimerkiksi paketti lähetetään paikallisesti kohdennetulle paperille, sisällytä tapahtuman tai yrityksen sijainti kohteen riville.
Ilmoita kohta heti sähköpostin runkoon ja kytke se mahdollisuuksien mukaan mediapisteen tyyliin ja etuihin. Se, mitä sisällytät sähköpostin runkoon, vaihtelee sen mukaan, mitä lehdistöpaketissa on. Jos mediapaketti on vain lehdistötiedote, liitä julkaisun teksti sähköpostin runkoon ja liitä julkaisu mukavasti. Jos lehdistösarja on paketti tapahtumasta, kirjoita lyhyt lausunto siitä, mitä tapahtuma on, milloin se on ja mitä olet liittänyt. Jos lehdistöpakkaus koskee paikallista liiketoimintaa, kirjoita lyhyt selvitys siitä, miksi lähetät paketin.
Liitä puristussarjatiedosto sähköpostitse. Huomaa kuitenkin, mitä tiedostomuotoa lähetät, koska jokainen mediapiste ei pysty avaamaan kaikkia tiedostotyyppejä. Yleensä PDF-tiedostot (Portable Document Formats) voidaan avata lähes kaikille, ja katseluohjelmisto on ladattavissa ilmaiseksi. PDF-tiedostot varmistavat myös, että tietokoneen näytöllä näkyvät, mitä vastaanottaja näkee, ilman eri tietokoneiden muotoilumuutoksia. RTF (Rich Text Format) on myös yleisesti helppo avata; formaattia ei kuitenkaan säilytetä RTF-tiedostossa, eikä se ole paras grafiikkaa sisältäville asiakirjoille.
Varmista, että kaikki lisääntymiselle tarkoitetut valokuvat ovat riittävän suuria, jotta ne voidaan tulostaa uudelleen laadukkaasti. älä pakkaa kuvaa, jotta sähköposti lähetetään nopeammin. Tekstidokumentit voidaan yhdistää yhdeksi tiedostoksi, mutta julkaisemiseen harkittavat kuvat on liitettävä erillisinä tiedostoina, koska kuvia ei voi helposti erottaa dokumentista. JPG-tiedostomuoto on usein paras kuville.
Palaa sähköpostiviestin runkoon. Loppujen lopuksi luetellaan liitteenäsi olevat asiakirjat ja miksi; mainitaan myös, ovatko tiedostot saatavilla eri muodossa. Ilmoita sähköpostiosoitteesi lopussa täydellinen yhteystietosi.
Tarkista kaikki näkökohdat ennen sähköpostin lähettämistä. Varmista, että sähköpostiosoite on oikea, sähköpostin rungossa ei ole virheitä ja että oikeat tiedostot on liitetty.
