Yritykset järjestävät seminaareja kouluttamaan tai esittämään tietoa työntekijöille, asiakkaille, sijoittajille ja liikekumppaneille. Järjestäjät käyttävät erilaisia esitystoimintoja, kuten luentoja, keynote-esityksiä, kysymys- ja vastausistuntoja, pyöreän pöydän keskusteluja, katseistuntoja, videoita ja diaesityksiä yleisön osallistumiseksi ja tavoitteiden saavuttamiseksi.
Seminaarin tavoitteet
Seminaarin tavoitteet määrittävät esitystoiminnan valinnan. Esimerkiksi koulutusseminaarissa esittelijä voi haluta kehittää tietämystä tai ymmärrystä aiheesta. Luento, jota tukee dioja tai video- ja breakout- tai kysymys- ja vastausistuntoja, olisi asianmukainen toiminto. Jos tavoitteena on kehittää taitoja, esittelijän tulisi myös sisältää mielenosoituksia. Seminaarissa, jossa välitetään tärkeitä tietoja, kuten uusi tuoteilmoitus, taloudelliset tulokset tai sulautuminen, tulisi sisältyä pääesitys, pyöreän pöydän keskustelu ja kysymysten ja vastausten istunto.
Luennot ja Keynote-esitykset
Tärkein esitystoiminta on aiheen asiantuntijan keskustelu tai luento. Jos seminaarissa on useita esityksiä, jotkut voivat antaa esityksiä. Keynotit ovat esityksiä, jotka kattavat tärkeimmät aiheet ja joita yleensä antavat ylimmän johdon tai alan johtavat luvut. Vaikka luennot ja keynootit antavat tietoa, ne ovat yksisuuntainen viestintämuoto ja luottavat päteviin puhujiin pitääkseen yleisön huomion.
Kaiuttimen tukimateriaali
Diat, videot ja muut visuaaliset apuvälineet, kuten flip charts ja kaaviot, auttavat esittelijöitä selittämään monimutkaisia käsitteitä tai parantamaan tietojen selkeyttä. Diaesitysten tulee olla yksinkertaisia ja selkeitä, jotta yleisö kuuntelee juontajaa lukemalla tietoja näytöllä. Apple Corporation suosittelee lyhyen videon pudottamista pidempiin esityksiin, jotta yleisö kiinnittäisi huomiota.
Breakout-istunnot
Breakout-istuntojen esittely lisää yleisön osallistumista seminaariin, auttaa vahvistamaan esityksen sisältöä ja antaa järjestäjille välitöntä palautetta seminaari-istunnoista. Pienet ryhmät kokoontuvat erillisillä alueilla, seminaarihuoneen sisällä tai sen ulkopuolella. He keskustelevat esitysten sisällöstä ja ilmoittavat näkemyksensä muulle yleisölle. Esimerkiksi yritys, joka esittelee uuden tuotteen myyntivoimilleen, voi kysyä myyntiedustajilta keskustella ja ehdottaa tapoja esittää tuote asiakkaille purkamisistunnon aikana.
Pyöreät pöydät ja kysymysten ja vastausten istunnot
Pyöreän pöydän istunnon järjestäminen seminaarissa antaa yleisölle mahdollisuuden kuulla eri asiantuntijoiden näkemyksiä, joissa keskustellaan tärkeästä aiheesta. Ihannetapauksessa osallistujien tulisi olla eri taustoista tai pitää vastakkaisia näkemyksiä, jotta yleisö saa tasapainoisen näkökulman. Kysymys- ja vastausistunnon esittely antaa yleisölle mahdollisuuden tutustua aiheeseen omasta näkökulmastaan. Järjestäjät voivat kutsua puheenvuoron jokaisesta seminaari-istunnosta tai pyytää yleisöä esittämään kysymyksiä ennen seminaaria, jossa esittelijät vastaavat yhden istunnon aikana. Ensimmäinen lähestymistapa auttaa rakentamaan vuoropuhelua yleisön ja esittelijöiden välillä, mutta voi aiheuttaa ongelmia seminaarin ajoituksissa, jos Q & A-istunnot ylittyvät.
