Vapaaehtoistyöntekijöiden ja niiden organisaatioiden hallintohenkilöstön, joilla he vapaaehtoisesti tarvitsevat, on seurattava vapaaehtoistyöaikoja eri syistä. Vapaaehtoistyöntekijät saattavat tarvita tunteja akateemiseen luottoon tai tuomioistuimen tai muiden vaatimusten täyttämiseen. Lahjoitettujen vapaaehtoisten tuntien määrän seuranta on tärkeää voittoa tavoittelemattomille tahoille avustusten ja avunantajien raporttien osalta. On olemassa useita suhteellisen helppoja tapoja, joilla voit seurata vapaaehtoistyöaikojasi.
Vapaaehtoistyöaikojen seuranta
Pidä pieni kirjekuori kukkaroosi tai auton käsineosastoon. Tallenna tuntikausesi joka kerta, kun lopetat vapaaehtoisen muutoksen. Tyhjennä tuntejasi aina, kun tarvitset tietoja.
Luo henkilökohtainen vapaa-ajan tunnin tietokanta. Määritä yksinkertainen tietokanta Excel- tai Access-sovelluksella kotitietokoneessasi. Anna vapaaehtoiset tuntia päivittäin tai kerran viikossa. Tee tietokanta niin yksinkertainen tai monimutkainen kuin tarvitset. Perusmalli vaatii vain kolme tai neljä kenttää.
Tarkista vapaaehtoistyön koordinaattorilta tai muulta organisaation ylläpitäjältä, jossa olet vapaaehtoisena, ja pyydä häntä lähettämään vapaaehtoistyötunnit sinulle (vuosittain tai tarvittaessa). Lähes kaikki vapaaehtoistoiminnot edellyttävät nykyisin jonkinlaista kirjautumista / uloskirjautumista (usein online-portaalin kautta) tai muuta tietuetta, jotta heillä olisi oltava vapaaehtoistyöajan dokumentointi.
