Ostovelat ovat kriittinen osa tilinpäätössiirtoja, ja ne voivat joutua petoksiin ilman huolellista sovintoa ja valvontaa. Voimakkaat maksulliset tilintarkastusmenettelyt voivat varmistaa laskumaksujen tarkkuuden ja oikea-aikaisuuden. Parhaiten maksettavat tilintarkastusmenettelyt mahdollistavat päivittäisten tarkastusten, rutiininomaisen sisäisen valvonnan ja ulkoisen tarkastuksen sekoittamisen.
Rutiinimenettelyt
Ostovelat olisi tasapainotettava päivittäin maksujen yhteensovittamiseksi kirjattuihin merkintöihin. Maksettujen määrien ja kirjattujen määrien välinen ero on tutkittava ja sovitettava välittömästi yhteen. Kaikkien velallisiin osallistuvien henkilöiden johdon valvonnan olisi oltava tiukkaa ja siihen olisi sisällytettävä toiminnan säännöllinen seuranta. Johtajat olisi koulutettava katsomaan mahdollisia merkkejä väärinkäytöksistä.
Olisi vahvistettava allekirjoitusmenettelyt, jotka auttavat luomaan tarkastusjäljen. Näiden allekirjoitusten olisi sisällettävä päivittäisten sovittelujen, kuukausittaisten eroavaisuusselvitysten ja suurten maksutapahtumien yksittäisten allekirjoitusten hallintatarkastus, jotta varmistetaan, että kaikki tiedot ovat oikein.
Sisäinen valvonta
Velkojen sisäisen valvonnan olisi sisällettävä allekirjoitusvaatimukset maksumäärärahojen mukaan. Harkitse useita allekirjoitusvaatimuksia. Voit esimerkiksi vaatia, että tilinpitäjän allekirjoitus on yli 5 000 dollarin kohdalla, ylimmän allekirjoituksen yli 10 000 dollarin kohteiden ja yli 25 000 dollarin maksutapahtumien osalta. Yhdistä allekirjoitustarpeesi tulojen kokonaismäärään ja yrityksesi alttiuteen petoksille mahdollisimman suuren hyödyn saamiseksi.
Luodaan tavanomaiset valvontamenettelyt maksettavia tilejä varten. Sisällytä yksittäisten maksujen pistetarkastukset tarkkuuden varmistamiseksi. Voit esimerkiksi tarkistaa viisi velkaa joka päivä ja tarkistaa maksun määrän ja maksunsaajan tiedot ja varmistaa, että kirjanpito on suoritettu oikein.
Kuukauden tai tilikauden päättyessä kirjanpidon päättämismenettelyihin on sisällyttävä kaikkien tilille maksettavien töiden allekirjoitusmenettelyt, mukaan lukien yhteenvedot ja tilien sovitukset. Lisäksi pidä käynnissä oleva raportti, jossa seurataan maksutasoja maksettavien maksujen käsittelystä. Jos maksutasot kasvavat äkillisesti tai laskevat, syiden automaattinen tutkinta voi estää mahdolliset ongelmat.
Ulkoiset tilintarkastukset
Useimmissa ulkoisissa tarkastuksissa on maksettava tilejä testialueeksi. Ulkoisissa tarkastuksissa on otettava yksityiskohtainen kirjanpito, joka on listattava ja jäljitettävä tiedot kaikista kirjanpitotiedoista yhteenlasketun yhteenvedon perusteella, ja niiden olisi sisällettävä pankkien poistot. Valittavat kohteet on valittava syvällistä testausta varten. Maksujen vastaanottamisen varmistamiseksi on otettava yhteyttä valittuihin maksunsaajiin. Lisäksi tulisi tarkistaa rutiininomaiset täsmäytykset tarkkuuden ja loogisen käsittelyn suhteen. Kaikki täsmäytykset, joissa on suuria eroja, on tutkittava täysin.
Ulkoisten tarkastusten olisi testattava kirjaamattomia velkoja. Harkitse syvällistä tarkastelua varten valitsemalla kaikki laskut tietyllä kynnyksellä ja satunnainen rutiinilaskut. Katsokaa maksutietueita, palautuksia, hyvityksiä, jotka on vastaanotettu, mutta ei laskutettu, ja kaikki laskutekijät. Varmista, että jokainen lasku on tallennettu oikein oikeaan aikaan. Tarkista tili, jotta näet, onko se kirjattu velaksi tai jos se on poistettu asianmukaisesti ajanjaksosta.
