Sitou- tuskirje on virallinen sopimus, joka tarjoaa aineellista tukea yrityksille, voittoa tavoittelemattomille tai tutkimusorganisaatioille. Yritysmaailman sitoutumiskirjeissä yleensä kuvataan lupauksia tarjota rahoitusta tai lainoja, kun taas voittoa tavoittelemattomille organisaatioille annetaan yleensä sitoumuksia yhteistyöhön, kumppanuuksiin tai muuhun aineelliseen tukeen. Olitpa sitoutunut rahoittamaan yritystä tai tukemaan voittoa tavoittelemattomia yhteisöryhmiä, sinun on varmistettava, että sitoutumisasiakirjasi - kuten mikä tahansa vakava liiketoimintakirje - on tiivis, selkeä ja diplomaattinen.
Tarkista tiedot. Sinun sitoutumisasiakirjassasi esitetään kaikki aiemmin sovitut tiedot tuestasi (esimerkiksi lainattavat rahamäärät, aikataulut ja valmiussuunnitelmat), joten varmista, että kaikki asiaankuuluvat tiedot ovat ajan tasalla. Kirjeenne pitäisi vain hahmotella ehdot, joista molemmat osapuolet ovat jo sopineet. Älä käytä kirjainta, jos haluat lisätä tai tarkistaa ehtoja.
Tunnista sopimuksenne ehdot. Kirjeen avaamisen pitäisi tunnistaa sinut ja kaikki muut osapuolet, jotka ovat mukana sopimuksessa, sekä sitoumuksenne perusehdot ja tavoitteet. Jos käytät varoja projektiin tai liiketoimintaan, määritä summat. Jos olet sitoutunut toiseen tukeen tai yhteistyöhön, kuvaile lyhyesti, millaista tukea annat.
Esittele tehtävät ja vastuut sopimuksessa. Ole tarkka. Sano täsmälleen, mitä roolisi on ja kuvaile vastuualueesi. Jos tarjoat varoja, kuvaile maksuaikatauluja sekä valmiussuunnitelmia siinä tapauksessa, että et pysty täyttämään sitoumustasi. Jos lopetat sitoumuksen voittoa tavoittelemattomaan tai tutkimusyhteistyöhön, kuvaile tarkat vastuut (kuten palvelut tai palvelut, joita aiot tarjota) ja rooli, jota sinä tai organisaatiosi osallistuu yhteistyöhön.
Pidä kirjasi selkeänä ja ytimekkäästi. Jotkut lähteet viittaavat siihen, että kaupalliset aiesopimukset rajoittuvat yhteen sivuun. Joissakin tapauksissa tehokkaat kirjeet voivat olla yhtä lyhyitä kuin yksi kappale.
Ole sydämellinen. Jos kirjoitat sitoutumiskirjaa voittoa tavoittelemattomalle, pidä mielessä, että muut organisaatiota tukevat tai valvovat virastot näkevät kirjeenne, joten varmista, että syyt, miksi haluat työskennellä kyseisen ryhmän kanssa.Mainitse myös kaikki aiemmat yhteistyöryhmät. Tämä vahvistaa imagoa ja yhteistyökumppaneidemme kuvaa muiden voittoa tavoittelemattomien, kuten apurahojen, kannattajien silmissä.
