Sähköpostit ja muut sähköiset viestintävälineet ovat saattaneet viedä paperikirjoituksia tajunnan reunaan, mutta olisi harhaanjohtavaa ehdottaa, että kirjoituskirjojen taide on kuollut. Päinvastoin, yritykset käyttävät päivittäin kirjeitä tietojen lähettämiseen, tärkeiden ehtojen ilmoittamiseen asiakkaille ja jotain konkreettista vastaanottajan käsissä. Puolimuotoinen kirje on sopiva, kun tiedät vastaanottajan, mutta ei ystävänä.
Onko puolimuotoinen oikea muoto?
Harkitse vastaanottajaa aina, kun valmistellaan liikekirjettä. Puolimuotoinen kirje on sopiva, kun tiedät vastaanottajan tai kommunikoi hänen kanssaan säännöllisesti, esimerkiksi kirjanpitäjä, joka huolehtii kirjanpidosta tai päätoimittajan toimistopäällikköstä. Jos et tunne henkilöä lainkaan, valitse muodollinen kirjain. Puolimuotoiset kirjeet ovat kohteliaampia kuin epäviralliset kirjeet. Ajattele heitä ristiriitana virallisen kirjeen tyypin, jonka voit kirjoittaa hallituksen sääntelyviranomaiselle, ja rennon kirjeen, jonka saatat kirjoittaa kaverille, välillä.
Noudata vakiolomaketta
Puolimuotoiset kirjeet noudattavat tavanomaista liikekirjan muotoa; se on vain kieli, jota muokkaat luodaksesi neutraalin sävyn. Valitse paperitavarat, jotka on painettu yrityksesi kirjelomakkeeseen, ja kirjoita vastaanottajan nimi ja yrityksen osoite sivun vasemmassa yläkulmassa. Jos siis kirjoitat toimittajayrityksen toimitusjohtajalle, sisäinen osoite luetaan seuraavasti:
Catherine Torrance, toimitusjohtaja
Acme-yhtiö
123 Acme Street
Bartlesville, Oklahoma 74003
Kirjoita seuraava päivämäärä kuukausi-päivä-muodossa. Liiketoiminnan kirjoittamisessa on tavallista kirjoittaa kuukausi sanana: "28.3.2018."
Valitse tervehdys
Käytä vastaanottajan sukunimeä ja sen jälkeen kaksoispistettä - "Hyvä Mr./Mrs./Miss/Ms. Sukunimi:" Lisää useita vastaanottajia varten kaikkien vastaanottajien nimet - "Rakas Tomaker, herra Bennett ja Dr Toulson-Smith: "Älä kirjoita etunimeä; sitä pidetään töykeänä. Jos et tiedä vastaanottajan nimeä, tee joitakin verkkotutkimuksia sen selvittämiseksi. Käytä yleistä tervehdystä, kuten "Hyvä myyntijohtaja:" vain viimeisenä keinona. Tässä skenaariossa olisi parempi ottaa yhteyttä "Dear Sir" - tai "Dear Madam" -kirjeeseesi ja käyttää muodollista sävyä.
Rakenna selkeys-elin
Kirjeesi kehon tulisi löytää kohtelias ja neutraali sävy. Käytä jokapäiväisiä sanoja muodollisten sanojen sijasta, esimerkiksi "myös" eikä "lisäksi" ja "mutta" sen sijaan, että "kuitenkin". "Olen", "ei" ja "ei" -suhteet ovat puoliksi virallisessa kirjeessä kunnossa niin kauan kuin ne sopivat yrityksen talon tyyliin. Avaa kirjoittamalla syy siihen, miksi kirjoitat, ja tee loput pisteesi kahdesta neljään kohtaan loogisella tavalla, yksi ajatus kappaleessa. Noudata vastaanottajan aikaa ja pidä kirje lyhyenä ja pisteellisenä kuin mahdollista.
Kirjoita ilmainen sulje
Sinulla on erilaisia vaihtoehtoja puolimuotoisen kirjeen pyöristämiseen, joten valitse kohtelias mutta sydämellinen sulkeminen alla olevasta luettelosta:
- Kunnioittaen,
- Sinun,
- Vilpittömästi sinun,
- Ystävällisin terveisin,
- Sydämellisesti,
- Toivottaen,
Viimeistele kirjoittamalla nimesi ja nimesi ja tulosta sitten kirjain ja allekirjoita nimi suljetun ja kirjoitetun nimen välissä.
Esimerkki puolimuotoisesta kirjaimesta
Yhdessä sen kanssa on esimerkki lyhyestä puolimuotoisesta kirjeestä:
Hyvä Mears:
Kehotan teitä kutsumaan sinut olemaan vieraana puhujana ja työpajaohjaajana tulevassa vuoden 2019 teollisuusmyynnin konferenssissa.
Konferenssin aiheena on "Myynti: Teknologian aaltojen ratsastus". Se pidetään Ernest N. Morial Convention Centerissä New Orleansissa 3.-5. Lokakuuta 2019.
Tietojesi mukaan älykäs myynti Katerina Houlden on avajaispuheenjohtaja. Hänen esityksensä aiheena on "Masterointi Big Big Data". Jos kirjaudut sisään konferenssiportaalissamme osoitteessa www.indsalescon.net, näet nykyisen ohjelmaehdotuksen ja erityiset aiheet, joita puheet ja työpajat väliaikaisesti käsittelevät.
Odotamme, että osallistuminen on tämän vuoden korkein, 4000 edustajan ja 80 puhujan alueella. Olisin iloinen ja kunnioitettu, jos edistätte tätä arvokasta tapahtumaa.
Olisin kiitollinen, jos voisitte vastata toukokuun 30. päivään. Sieltä voin antaa sinulle lisätietoja, joita saatat tarvita.
Toivottaen,
Jane Doe
