Älä luota puheluihin saadaksesi sinulle tarvittavat tulokset. Kun puhut puhelimessa asiakaspalveluun, vakuutusyhtiöihin, yrityksiin tai muuhun tärkeään aiheeseen, sinun on seurattava vahvistuskirjeestä, jotta voit luoda kirjallisen tietueen tulevaa käyttöä varten.
Tarvittavat kohteet
-
tekstinkäsittelyohjelma
-
paperi
-
kirjekuori
-
leima
Vahvistuskirje on tapa kirjata kirjaa puhelinkeskustelusta, jota voidaan käyttää myöhemmin todistamaan, mitä keskusteltiin. Vahvistuskirjeessä on kolme asiaa: 1) auttaa osapuolia seuraamaan vastuita; 2) kertoo vastaanottajalle, että keskustelua ei unohdeta; ja 3) voidaan käyttää todisteina oikeudenkäynnissä todistamaan tapahtumasi versio.
Suunnittele kirje ennen puhelinkeskustelua tekemällä tarkistuslistan asioista, joista haluat keskustella. Määritä kullekin keskusteluaiheelle, kuka on vastuussa ja milloin kohde suoritetaan. Jos on mahdollisia tapaturmia, tunnista ne.
Kun olet puhunut puhelimitse, aloita kirjeen kirjoittaminen. Sisällytä päivämäärä, vastaanottaja ja aiheen rivi. Kirjoita kirje selkeästi ja lyhyesti. Kirjeen on oltava tosiasiallista ja täsmällistä. Jätä kommentit, spekulaatiot ja tunteet. Älä yleensä käytä huutomerkkejä. Älä yritä pelotella tai kiusata. Muista, että kirje voi olla luettu tuomarille tai tuomarille, ja et halua törmätä epämiellyttäviin tai kohtuuttomiin.
Aloita kirje, jossa "Tämä kirje on vahvistaa puhelinkeskustelu päivämäärä ___"Sitten kuvaile tarkasti, mitä keskusteltiin määrittämällä, kuka sanoi mitä. Varmista, että olet sisällyttänyt kaikki tärkeät tiedot, mukaan lukien kuka on vastuussa toiminnasta, kun se on valmis, ja mahdolliset varautumiset. ilmoita minulle kirjallisesti mahdollisimman pian, jos jokin edellä kuvatuista on epätarkka. ”Sitten allekirjoita kirje.
Varmista, että teet ja säilytät kopion allekirjoitetusta kirjeestä, ja postitat sen sitten. Jos kirjeen aihe on kriittinen ja sinulla on syytä uskoa, että vastaanottaja voi kieltäytyä vastaanottamasta kirjettä, lähetä kirje sähköpostitse. Jos sinulla on vastaanottajan sähköpostiosoite, sähköposti on kunnossa.
