Jos lähetät paperikopiota, olet turvallisin, jos noudatat tavallista perinteistä muotoa. Purduen yliopisto ehdottaa, että aloitat oman nimesi ja osoitteenne, ellei se ole kirjelomakkeessa, ja sitten sen alla olevasta päivämäärästä. Kirjoita sen alla vastaanottajan nimi ja osoite, sitten tervehdys. Jos lähetät paljon kirjeitä, voit säästää aikaa asettamalla malliin tietokoneellesi.
Tarkista tosiasiat
Et voi voittaa asiakkaita tai vaikuttaa ihmisiin, jos saat perustiedot väärin. Emily Post Institute kertoo, että sinun pitäisi olla varma vastaanottajan nimestä ja osoitteesta sekä hänen yrityksensä nimen nimenomaisesta nimestä ennen kuin lähetät postin pois. Jos vastaanottajan nimi on sukupuolineutraali, kuten Pat tai Sam, selvitä, jos voit, kirjoittaako se miehelle tai naiselle. Kun kirjoitat kirjeen, oikoluku vahvistaa, että kirjoitit kaiken oikein.
Kirjoittaminen muukalaisille
Jos kirjoitat jollekin, jota et tiedä hyvin, kuten potentiaalinen asiakas, pidä asiat virallisina käyttäen Ms, Mr. tai Dr., tarvittaessa. Jos et tiedä sukupuolta, pelaa sitä turvallisesti "Hyvä Pat Smith." Jos sinulla on vain otsikko, kuten myyntijohtaja, "Hyvä myyntijohtaja" on hyväksyttävä. Inc.-lehti kuitenkin sanoo, että jos löydät oikean nimen, se on parempi. Jos se on joku, jonka olet tavannut, "Hyvä Pat" voi olla hyväksyttävä - se on tuomio, jonka sinun täytyy tehdä.
Pidä se tiivis
Kun kirjoitat liikekirjan, pidä se tiivis. Jos sinulla on yhteys - tapasit kauppakamarissa, kollegani suositteli häntä - saatat haluta tuoda sen esille, Xerox toteaa verkkosivuillaan. Sitten pääset kirjainpisteeseen, jonka pitäisi olla sitä vastaanottajalle. Jos se on esimerkiksi myyntikirje, haluat tuoda esiin ostoksesi edut. Älä lähesty sitä kuin sähköpostin räjähdys - vaikka lähetätkin tusinaa samankaltaista kirjainta, tee se mahdollisimman yksilölliseksi.
Valitse sanat huolellisesti
Jos kirjoitat jollekin yrityksesi yritykselle, valinta tervehdyksestäsi voi riippua paitsi siitä, olitko tavannut hänet, vaan siitä, onko se esimiehesi, toimitusjohtaja tai joku alaisistasi. Julkisen maailman konsulttiyritys sanoo, että sinun pitäisi valita sanat huolellisesti, jotta vältetään mitään, mikä palaa uraanne. Vaikka keskustelet ongelmasta tai lähetät varoituskirjeen, pidä kohtalainen, kohtelias sävy - älä kirjoita, kun olet vihainen.Oletetaan, että mitä sanot, sitä ei pidetä yksityisenä, koska usein se ei ole.
