Sisäisen liikekirjan kirjoittaminen merkitsee yleisön ymmärtämistä ja keskittymistä tiettyyn tavoitteeseen. Aiheesta riippumatta yleisön ja äänen huomioiminen on ratkaisevan tärkeää konfliktien, sekaannusten ja väärän tiedon välttämiseksi. Menestyksen varmistamiseksi seuraa rakennetta, sisällytä kaikki tarvittavat tiedot ja korjaa ne perusteellisesti. Se voi usein auttaa antamaan itsellesi aikaa kirjeen laatimisen ja lopullisen tarkastelun välillä objektiivisuuden ylläpitämiseksi ja tehokkaimman kirjoituksen tuottamiseksi. Siksi huolellinen suunnittelu ja ajanhallinta ovat molemmat tärkeitä näkökohtia kirjallisuudessa.
Luo asianmukainen tervehdys
Luo oikea tervehdys avataksesi kirjaimen sopivalla äänellä. Käytä "Hyvä", "Tervehdys" tai "Hyvää huomenta / iltapäivää" avataksesi kirjeen ja osoittamaan kunnioitusta ja empatiaa lukijalle. Esimerkiksi: "Rakkaat kollegat."
Luo esittely. Johdantoon sisällytetään tietoa kirjeen aiheesta, jotta lukija ymmärtää, mitä odottaa. Johdanto saattaa näyttää tältä:
Monet teistä ovat miettinyt, milloin rakennus valmistuu uudelle pysäköintialueelle. Olen iloinen voidessani kertoa teille, että rakentaminen on määrä valmistua huhtikuun ensimmäisellä viikolla.
Kirjoita tehokas runko-osa ja järjestä se visuaalisesti, jotta lukija on kytkettynä.
Runko-osassa on eniten tietoa, joten organisaatio on erityisen tärkeää. Käytä tärkeitä tietoja korostamalla pisteitä, lihavoitua tekstiä tai muita tekniikoita.
Sulje kirje, jossa on liikearvo. Tämä edellyttää oikean sävyn luomista lukijan kanssa kiittämällä heitä ajastaan. Se edellyttää myös tarvittavien tietojen sisällyttämistä, jos lukijalla on lisäkysymyksiä. Esimerkiksi:
Kiitos aikaa ja kärsivällisyyttä. Jos sinulla on kysyttävää, älä epäröi ottaa yhteyttä hallinnointiin alla olevassa sähköpostiosoitteessa.
Tulosta kirjain ja korjaa se virheiden varalta. Etsi kirjoitusvirheitä, välimerkkivirheitä tai kielioppivirheitä. Käytä sanakirjaa ja sanastoa tarkistamaan hankalat sanat tai passiivinen ääni ja välttämään toistoa.
vinkkejä
-
Kun kirjoitat sisäisesti, muista, että joku voi nähdä ja lukea asiakirjan yrityksessäsi. Siksi pidä tiedot tasapainossa, objektiivisesti, helposti saatavilla ja sukupuolineutraali.
Varoitus
Vaikka tiedätkin liikekumppanisi tai kollegasi hyvin, vältä epävirallista tai puhekielistä ääntä kirjoituksessa. Kirjallisen viestinnän kannalta on tärkeää tuottaa asiakirja, jolla on pitkäikäisyys, ja satunnaisia sanoja ja lauseita tulkitaan helposti väärin.
