Osto on osasto, joka kuuluu yrityksen taloudelliseen osastoon, joka varmistaa muiden osastojen tarvitsemien tarvikkeiden ja materiaalien tehokkaan hankinnan. Kaikkien osastojen tilaukset on suoritettava osto-osaston kautta. Vaikka yrityksillä on erilaiset hankintaohjeet, kaikilla yrityksillä on tavanomaiset ostomenettelyt.
Tilaukset
Jokaisen osaston pyytämä palvelu, materiaali tai tarjonta on toimitettava ostotilauksena. Tämä ostotila on kirjanpito, jolla varmistetaan, että myyjälle tai toimittajalle maksetaan oikea määrä. Numero myös seuraa järjestystä varmistaakseen, että se vastaanotetaan ajoissa sekä halutun laadun ja tarvittavan määrän. Myyjä tai toimittaja käyttää ostotilausta myös laskutettaessa yritystä tilauksen toimittamisen jälkeen.
Ostolainaukset
Hankintaosasto vastaa pyydetyn tuotteen, palvelun tai tarvikkeiden löytämisestä. Ostoagentti löytää eri toimittajia, pyytää tarjouksia ja päättää, mikä myyjä vastaa osastopyyntöjen tarpeisiin. Ostoprosessissa hahmotellaan prosessi, jolla osto-osasto tekee tarjouksia toimittajilta ja myyjiltä. Kunkin osastopäällikön on ilmoitettava osto-osastolle tarkasta tarvittava kohde, haluttujen tuotteiden erityispiirteet ja kyseisen osaston käyttämiseen tarvittava määrä.
Seurantamenettely
Kun osastot ovat antaneet osto-osastolle tietoja tarvittavasta palvelusta, tarvikkeista tai materiaaleista, ostoagentti seuraa tilausta koko prosessin ajan. Tilaukselle määritetyn ostoasiamiehen on seurattava toimittajan kanssa, jos muutos tapahtuu tai päivitetään ja seurataan tilausta, kunnes se on vastaanotettu. Kun tuote on vastaanotettu, osto-osasto varmistaa, että tilaus on oikea ja että se on sopimuksen mukaista.
